Testimonial

aus ASP-XTend, der freien Wissensdatenbank

Interview mit Herrn Jürg Stoller, Inhaber der Firma

 metall + handwerk ag
 Sägegasse 2 
 3110 Münsingen
 Schweiz
 Telefon: +41 (0) 31 721 10 00

Herr Stoller, Sie haben in Ihrer Firma ASP-XTend eingeführt. Wie war die Ausgangslage?

Jürg Stoller: Meine Firma war ein kleiner, überschaubarer metallverarbeitender Betrieb, als ich die Gelegenheit hatte, aus der Konkursmasse eines Mitbewerbers Personal und Maschinen zu übernehmen. Mit dem grösseren Umfang an Personal und Aufgaben glitten auch die Planungs- und Organisationsaufgaben in eine neue Dimension, die wir versuchten, mit EXCEL zu beherrschen.

Sie sagten mir, dass Sie recht rasch realisierten, dass Excel zwar Arbeitserleichterung, aber keine Führungsinformation liefern kann. Was war Ihre Reaktion?

Jürg Stoller: ich habe mich aufgrund dieser Erkenntnis längere Zeit intensiv mit Warenwirtschafts- und ERP-Systemen auseinandergesetzt, habe Messen und Demonstrationen besucht. Ein Berater stand mir zur Seite und erstellte Evaluationen. Es schwangen zwar zwei oder drei Systeme oben aus, aber sie hatten alle ihre Stärken, aber auch Schwächen. Das eine war mehr auf Optimierung der Betriebsabläufe ausgerichtet, ein anderes hatte seine Stärke in Kalkulation und Konstruktion, ein drittes bewegte sich in einem Kostenrahmen, den sich meine Firma nicht leisten konnte. Ich konnte kein System finden, das allen meinen Vorstellungen einer umfassenden Software entsprach und die ich mir auch leisten konnte.

Wie sind Sie denn auf ASP-XTend gestossen?

Jürg Stoller: Aus reinem Zufall in einem ganz anderen Zusammenhang, denn ich hatte davon noch nie etwas gehört. Es wurde mir als professionelles System vorgestellt, das auf Grosscomputern entstanden ist und nun für KMU adaptiert würde. Beim ersten Kontakt war ich sehr skeptisch. Vor allem die Arbeitsoberfläche, die gar nicht dem entsprach, was ich unter modern und benutzerfreundlich verstand, machte mich unsicher.

Das waren ja nicht die günstigsten Voraussetzungen, um sich mit einem System anzufreunden. Warum haben Sie es dann doch näher angeschaut?

Jürg Stoller: Es waren eigentlich drei Gründe:

• Man erklärte mir, dass diese Arbeitsoberfläche auf den Grosscomputern üblich sei, weil sie viel schneller sei.
• In Kürze sollte es auch eine graphische Oberfläche geben, weil potentielle Kunden, die noch nie mit Grosscomputern in Berührung gekommen waren, eine Analogie zögen zur Entwicklung von Windows, das aus DOS entstanden ist. Von diesen potentiellen Kunden würde zu Unrecht der Schluss gezogen, dass ASP-XTend analog DOS auch veraltet sei.
• Bei allen anderen Systemen hätte ich eine grössere Investition tätigen müssen mit dem Risiko, dass ich erst im täglichen Gebrauch feststelle, dass das System doch nicht optimal geeignet ist. Bei ASP-XTend besteht dieses Risiko nicht, denn es gibt keine Lizenzgebühr. Und die moderate monatliche Nutzungsgebühr wird erst erhoben, wenn es produktiv läuft. Während der Einführungszeit fallen also ausser den Einführungs-Dienstleistungen, die wir anderswo ebenfalls hätten zahlen müssen, keinerlei Kosten an.

Wie haben Sie denn die Einführung erlebt?

Jürg Stoller: da ich skeptisch war, liess ich mich einfach einmal führen. Ich konnte ja jederzeit ohne Kostenfolge zurücktreten.

Als erstes bauten die ASP-Xtend Leute im September 2007 das Rechnungswesen auf. Die Buchhaltung war nach nur einem Monat produktiv, das Mahnwesen funktionierte automatisch, ich bekam eine Online-Alarmfunktion über gefährdete Aussenstände zur Verfügung gestellt und zudem eine Liquiditätsvorschau. Alles Informationen, die ich mir vorher jedesmal erst mühsam zusammensuchen musste.

Die Lohnabrechnung hatten wir bis dahin mit einem PC-Programm durchgeführt, in dem immer wieder Fehler vorkamen. Um mit den Jahresauswertungen keine Probleme zu bekommen, wurde ebenfalls im September 2007 der gesamte Lohn rückwirkend ab 1.1.2007 nochmals durchgeführt. Den Septemberlohn bekamen die Mitarbeiter bereits mit dem neuen Lohnformular ausbezahlt.

Auch die Überstundenkontrolle der Mitarbeiter war fehlerhaft. Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter wurden deshalb rückwirkend von Jahresanfang 2007 nochmals mit dem neuen Programm erfasst und bereits im Oktober 2007 hatte ich korrekte Zahlen. Zu diesem Zeitpunkt waren aber auch bereits die Kostenarten und Kostensätze definiert. Die nacherfassten Arbeitszeiten liefen nicht nur wie bisher nur in die Arbeitszeitkontrolle, sondern ohne Mehraufwand auch auf die Kostenträger, bei uns sind dies die Aufträge.

Das Einkaufswesen wurde im Dezember 2007 aktiviert. Die Transparenz über unsere Geschäftsvorfälle stieg mit jedem neuen Modul. Nun waren die offenen Lieferantenbestellungen jederzeit sichtbar, die ersten Einstandspreise wurden vom System kalkuliert und die Verkaufspreise können nun auf Knopfdruck kalkuliert werden.

Wenn es trotzdem in diesem Abschnitt nicht so zügig voranging, wie eigentlich möglich gewesen wäre, lag dies an uns. Während nämlich die Einführung der Buchhaltung und des Personalwesens dank der Schnelligkeit meiner Sekretärin bei der Erfassung des Kunden- und Lieferantenstamms recht zügig voranging, hatten wir aus Zeitmangel meinerseits mehr Mühe mit der Erfassung des Artikelstamms.

Meine Skepsis wich trotzdem immer mehr einem Vertrauen in die Zuverlässigkeit des Systems. Und als dann die Fakturierung aktiviert wurde, wurde mir klar, was Integration bedeutet. Die Daten, die wir vorher in EXCEL erfasst und dann immer wieder manuell irgendwo umkopieren, dem Steuerberater übergeben oder sonstwie bearbeiten mussten, wurden nur noch einmal zur Erstellung der Offerten oder Rechnungen eingegeben und standen dann überall zur Verfügung.

Jeder Auftrag geht zudem automatisch in eine Grobplanung, die die vorhandenen Personal-Kapazitäten der Belastung durch die Aufträge gegenüberstellt. Das erste Mal konnten wir bei der Auftragsannahme dem Kunden auf Monate hinaus einen vernünftigen Termin versprechen.

Die Fakturierung, das Mahnwesen, jederzeit eine aktuelle Bilanz abrufen, Führungs- und Warnhinweise auf Knopfdruck, all dies begann zu funktionieren. Dass wir die Kosten für die Führung der Buchhaltung einsparen, sei nur am Rande erwähnt. Und dass sich durch das automatische Mahnwesen das Verhältnis zwischen Umsatz und Debitorenausständen verbessert hat, schlägt auch positiv zu Buche.

Wie deckt das System eigentlich Ihre Bedürfnisse ab?

Jürg Stoller: Die Buchhaltung und das Personalwesen wurden übernommen, wie sie sind. Bei der Fakturierung, der Offertstellung, der Kalkulation, der Provisionierung wurden unsere Vorstellungen nicht so abgedeckt, wie wir das gewohnt waren. Dort, wo es keine Rolle spielt, auf welchem Wege man zum Ziel kommt, haben wir uns dem System angepasst. Aber dort, wo wir keine Konzessionen machen konnten, war es ganz erstaunlich, wie schnell die Funktionen an unsere Wünsche angepasst und fehlende Funktionen erstellt wurden, alles völlig kostenlos.

Seit wann läuft das System jetzt eigentlich produktiv?

Jürg Stoller: eigentlich bereits zwei Monate nach dem Start der Einführung. Mitte Februar 2008 entschlossen wir uns dann, den Aufwand für die Erfassung des Artikelstamms auf uns zu nehmen, weil wir sahen, dass das System funktioniert. Im Sommer 2008 hatten wir die meisten Artikel und die dazugehörenden Stücklisten erfasst und konnten unsere ersten voll vom System unterstützten Angebote erstellen, eine erhebliche Arbeits-Entlastung von mir selbst.

Welche Erkenntnisse haben Sie im Kontakt mit dem neuen System gewonnen?

Jürg Stoller: EXCEL ist ein wunderbares Arbeitsinstrument, aber es ist auch eine Sackgasse, die viel Geld kostet. Es sammeln sich z.B. immer mehr Produktkalkulationen an, die für neue Offerten und Rechnungen kopiert und angepasst werden. Aber es fehlt die Zeit, die Arbeitsblätter zu überarbeiten, aktuelle Preise einzusetzen, neu zu kalkulieren usw. So haben wir, in klarer Kenntnis davon, dass dies so ist, mit veralteten Preisen offeriert und fakturiert.

Heute sehen wir, was ein integriertes System leistet. Stellt das System fest, dass ein Materialpreis eines neuen Lagereingangs um eine bestimmte Toleranzschwelle vom alten Einstandspreis abweicht, kalkuliert es alle Produkte, die dieses Material enthalten, automatisch neu und macht eine Mitteilung darüber. Eine erhebliche Zeitersparnis und Verbesserung der Datenqualität. Die gewonnene Zeit können wir für höherwertige Arbeiten einsetzen und so unsere Produktivität steigern. Alleine diese eine Funktion dürfte die monatliche Benützungsgebühr zahlen. Und es gibt viele solcher Funktionen.

Einen weiteren Punkt haben wir realisiert: wir waren zu Beginn sehr skeptisch gegenüber der zeichenorientierten Arbeitsoberfläche. Alles was nicht nach graphischer Oberfläche aussah, sahen wir als veraltet und wenig benutzerfreundlich an. Wir haben in der Zwischenzeit festgestellt, dass die ASP-XTend-Arbeitsoberfläche durch die vielen integrierten Hilfefunktionen zwar nicht so attraktiv, dafür aber sogar benutzerfreundlicher ist als eine Windowsoberfläche, weil es kein Suchen in Menus gibt. Vor allem aber ist sie viel schneller, dies bedeutet eine enorme Einsparung an Arbeitszeit und Personalkosten.

Auch habe ich noch nicht aufgehört, über die Schnelligkeit von ASP-XTend selbst zu staunen: wenn ein Programm aufgerufen wird, ist es blitzartig da, dies obwohl alles über das Internet läuft. Der Aufruf eines lokalen Programms wie Word oder EXCEL braucht deutlich länger.

Wie sehen denn Ihre weiteren Pläne aus?

Jürg Stoller: In ASP-XTend ist neben der Warenwirtschaft mit integriertem Finanzwesen auch eine umfangreiche Kostenrechnung enthalten. Während jedoch die Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger schnell definiert sind, muss man sich vertiefte Überlegungen über die Strukturierung des Betriebs, über Verantwortlichkeiten, über die Erfassung der Arbeitszeiten und des Materials sowie der geschicktesten Kostenverteilung machen.

Wir werden erste Erfahrungen mit einer Planerfolgsrechnung in drei Varianten sammeln, von denen wir eine als Basis für unser Budget auswählen werden. Die darin enthaltenen Kostenarten werden wir auf die Kostenstellen verteilen und jedem Kostenstellenleiter ein Jahreskostenbudget je Kostenart geben. Eine monatliche Budgetbesprechung soll ab 2009 erlauben, Gegenmassnahmen zu ergreifen, wenn eine Kostenkomponente aus dem Ruder läuft, im klaren Bewusstsein darüber, dass die Kostensätze auf den einzelnen Kostenstellen zu Beginn noch ungenau sein werden.

Ich sehe bereits heute, dass wir mit viel klarerer Sicht über mögliche Konsequenzen von Entscheidungen durch das Wirtschaftsjahr gehen. Wir hoffen, dank weiter steigender Transparenz unserer Geschäftsabläufe besser agieren zu können, statt unter Zeitnot nur immer zu reagieren. Mit meiner Wahl bin ich sehr zufrieden. Es gab bisher kein Bedürfnis, auf das ASP-XTend keine Antwort gehabt hätte. Aufgrund meiner Kenntnis vieler Programme aus der oben erwähnten Evaluation wage ich heute die Behauptung, ein für uns sehr geeignetes System gefunden zu haben.

Herr Stoller, besten Dank für die Zeit und die Informationen, die Sie mir gegeben haben.

Das Interview mit Herrn Stoller führte R. Ansorg von ACD Software AG am 1. September 2008