Terminplanung
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Terminplanung bei Einzel- und Serienfertigern
Gerade bei KMU und handwerklich orientierten Betrieben ist die Übersicht über die Termine ein ständiger Unsicherheitsfaktor, weil die Situationen so schnell ändern (ein Mitarbeiter wird krank, es wurde vergessen, dass jemand in drei Wochen in Urlaub geht, die Kunden verschieben ständig die Termine usw.) Da meist Einzelanfertigungen stattfinden, bildet die rechtzeitige Beschaffung des benötigten Materials noch das Tüpfelchen auf dem i des Problems. In grösseren Firmen bestehen dafür spezielle Planungsabteilungen, die sich ein KMU nicht leisten kann.
In ASP-XTend besteht nicht nur eine Kapazitätsterminierung auf der Basis von Operationsplänen und Arbeitsplätzen für die Serienfertigung, sondern eine Terminplanung, die sich dadurch auszeichnet, dass mit geringstem Aufwand jederzeit ein ausreichender Überblick erreicht wird.
Um damit zu arbeiten, ist eine erstmalige Einrichtung nötig, deren Beschreibung Sie hier finden.
Die Terminplanung bei Einzelfertigern (KMU, Handwerksbetreiben)
Dieser Überblick wird erreicht durch zwei sich ergänzende Planungssysteme:
- die Grobplanung, die mit zum Zeitpunkt der Auftragserfassung sowieso bekannten Daten auskommt, d.h. ohne Zusatzaufwand eine Kapazitätsübersicht je Woche in die Zukunft anzeigt.
- die Feinplanung, in der die Aufträge der jeweiligen Woche definitiv den einzelnen Mitarbeitern oder Mitarbeitergruppen zugeteilt werden und aus der der Wochenplan entsteht.
Die Grobplanung
stellt auf Wochenebene dem Auftragsbestand die Personalkapazität gegenüber und gibt auf einen Blick Auskunft, ob die Ausführung eines bestimmten Auftrags noch in einer bestimmten Woche zugesagt werden kann. Dabei ergibt sich die Belastung aus einer Zusatzinformation je Auftrag, die
- entweder aus der Kalkulation stammt, wenn dem Auftrag ein Angebot mit Kalkulation zugrunde liegt,
- oder einem von Hand zugefügten Milestoneplan (siehe weiter unten)
stammt.
Die Gegenüberstellung wird mit der F13 in der Übersichtsmaske der Kundenaufträge aufgerufen und sieht wie folgt aus:
PPSAGP Anzeige Arbeitsgruppen-Auslastung 21.01.09
RAN demo ag 9:54:24
Auswahl eingeben und Eingabe drücken
5=Woche + Folgewoche anzeigen
Opt Woche von bis Kapazität Belastung Abweichung Nicht verplant
4 21.01.2009 25.01.2009 146 / 24 150 / 4 / 24 /
5 26.01.2009 1.02.2009 250 / 48 251 / / 12 /
6 2.02.2009 8.02.2009 246 / 30 240 / 6 / 30 /
7 9.02.2009 15.02.2009 246 / 30 220 / 26 / 30 /
8 16.02.2009 22.02.2009 246 / 30 148 / 98 / 30 /
9 23.02.2009 1.03.2009 246 / 30 17 / 229 / 30 /
10 2.03.2009 8.03.2009 246 / 30 23 / 223 / 30 /
11 9.03.2009 15.03.2009 246 / 30 10 / 236 / 30 5 /
12 16.03.2009 22.03.2009 246 / 30 / 246 / 30 /
13 23.03.2009 29.03.2009 246 / 30 15 / 231 / 30 15 /
14 30.03.2009 5.04.2009 246 / 30 / 246 / 30 /
15 6.04.2009 12.04.2009 205 / 12 22 / 183 / 12 22 /
16 13.04.2009 19.04.2009 195 / 12 / 195 / 12 / +
F3=Beenden F12=Zurück F20=Parameter
Erklärung der Anzeige
- Woche 4: es stehen 146 Stunden und 24 Minuten zur Verfügung, 150 Stunden wurden verplant. Es fehlen 4 Stunden und 24 Minuten. Dass die Minuten fehlen, wird in der Maske durch hell leuchtende Zahlen gekennzeichnet, die hier nicht darstellbar sind. Es gibt keine Aufträge in dieser Woche, die noch nicht eingeplant sind.
- Woche 5: es wurden 12 Minuten weniger verplant als verfügbar sind. die 12 Minuten werden nicht hell leuchtend, sondern normal angezeigt.
- Woche 11: Es stehen Aufträge mit einer Gesamtlast von 10 Stunden einer Kapazität von 246 Stunden und 30 Minuten gegenüber. Von den Aufträgen sind noch Aufträge mit einem Gesamtaufwand von 5 Stunden nciht eingeplant, die anderen sind schon eingeplant.
Die Ermittlung der Belastung
Die Belastung durch einen Auftrag kann sich über beliebig viele Perioden erstrecken. Sie wird duch den Milestoneplan strukturiert, der jedem Auftrag zugeordnet werden muss, sei es automatisch durch Ableiten aus den Angaben der Kslkulation, sei es manuell, wenn keine formell vorgelagerte Kalkulation zur Verfügung steht. Die Zuordnung erfolgt mit der Option 11 in der Übersichtsmaske der Aufträge wie folgt:
WRKPLN Auftrags-Einlastung 21.01.09
RAN deom ag 10:10:52
Plan. . . . . . . . . . . .
F3=Verlassen F12=Zurück
- Auswählen eines geeigneten Plans mittels der F4 und Eingabe drücken.
WRKPLN Erfassen Zeiten je Planschritt 21.01.09
RAN demo ag 10:12:34
Plan. . . . . . . . . . . : 1 Plan mit einer Fremdleistung
Milestones Std und Startdatum
Reserve __________
Montage ____ __________
Verzinken __________
Werkstatt ____ __________
F12=Zurück
Die Felder, die bereits im Milestoneplan mit einer Zeit in Tagen geefüllt wurden, werden hier erkennbar durch das Ausblenden der Stundeneingaben. Es können in dieser Maske nur der Stundenbedarf für die Werkstatt und die Montage eingegeben werden. Angenommen, es wird bei Montage 16 Stunden (was ungefähr einem Tag beim Einsatz von zwei Mitarbeitern entspricht) und für die Vorbereitungsarbeiten in der Werkstatt 6 Stunden eingegeben, dann reagiert diese Maske wie folgt:
WRKPLN Erfassen Zeiten je Planschritt 21.01.09
RAN demo ag 10:12:34
Plan. . . . . . . . . . . : 1 Plan mit einer Fremdleistung
Milestones Std und Startdatum
Reserve 25.02.2009
Montage 16 23.02.2009
Verzinken 12.02.2009
Werkstatt 6 11.02.2009
F12=Zurück
Bitte bestätigen Sie die Anzeige mit der Enter-Taste
Im Auftrag wurde als "unser Liefertermin" der 28.02.2009 eingetragen. Im Milestoneplan Nr. 1 ist als Reserve 3 Tage eingetragen.
- Das System rechnet von unserem Liefertermini drei Tage zurück und fällt auf ein Wochenende (nicht ein Kalenderwochenende, sondern auf eine Periode ohne Kapazität gemäss Firmenjahreszeitmodell. Mit anderen Worten: Das System berücksichtigt auch Betriebsferien oder z.B. periodisch geringere Kapazitäten, z.B. wenn Freitags nur bis 15.00 Uhr gearbeitet wird oder wenn an einem bestimmten Tag ein Betriebsausflug geplant ist).
- Aschliessend wird weitere 7 Tage für das Auswärts-Verzinken zurückgerechnet, denn Im Milestoneplan Nr. 1 ist für diese Fremdleistung ein Zeitbedarf von 7 Tagen eingerechet.
- Ausgehend von dem gefundenen Startdatum wird der Anfangs-Termin für die Werkstattarbeiten gefunden.
Die errechneten Datumfelder sind übertippbar, sodass der Disponent die Plandaten anpassen kann.
Wird Eingabe gedrückt, werden die Belastungsstunden in die entsprechenden Perioden tagesgenau eingelastet.
Bereits in dieser Phase wird also sichtbar, ob für einen Auftrag in der gewünschten Periode genügend Kapazität zur Verfügung steht.
Bisher wurden die Aufträge nur terminlich eingeplant, d.h. von dem Abliefertermin wurden Termine rückwärts gesetzt bis zum Startdatum der Arbeiten, aber sie wurden noch nicht Mitarbeitern oder Maschinen zugeordnet. Sie befinden sich mit anderen Worten in der Grobplanung. In dieser Phase können die Abliefertermine (Unser Liefertermin) in der Auftragsbearbeitung noch geändert werden, die Termine der einzelnen Arbeitsstufen ändern sich entsprechend automatisch unter voller Berücksichtigung der vorhandenen Kapazitäten der neuen Perioden.
AUF001 Auftragsbestätigung mit Rechnung 11.07.08
RAN demo ag 4:49:08
Besteller . . . . : 25332 hirt ag luterbach
Auftragsnummer. . : 1.594
Rechnungsempfänger 25332 X S Warenempfänger 25332 000 S
Hirt Haustechnik AG
Heizung+Sanitär Hirt Haustechnik AG
Deitingenstrasse 19 Heizung+Sanitär
4542 Luterbach Deitingenstrasse 19
4542 Luterbach
Kom: Bährenackerweg Langendorf/KS
Bestellung . . . . . 00 am 3.07.2008
Bestell-Nummer . . . Wunschtermin Kunde 13.07.2008
Währung. . . . . . . CHF Kurs 1,00000000 Unser Liefertermin 13.07.2008
Ihre Referenz. . . . abholbereit um . . Uhr
Unsere Referenz. . . 00
Versandart . . . . . 00
Incoterm . . . . . .
Zahlungskondition. . 30 10 Tage 2 %, 30 Tage netto
F3=Verlassen F8=Instr. F11=Termin-Änderung F13=Kunden-Info F16=Löschen
Simulationen
Die Resultate solcher Änderungen sind beim Betätigen der F13 Auftragübersicht sofort sichtbar. Auf diese Weise können durch sinnvolles Schieben von Terminen die Kapazitäten optimal ausgenutzt werden. Ausserdem sind Simulationen möglich, wie z.B.
- welche Auswirkung hat die Erkrankung eines Mitarbeiters?
- wie wirkt sich eine temporäre Kapazitätserhöhung durch Temporärkräfte aus?
- wie würde sch sich die Lage ändern, wenn für eine bestimmte Zeit Überzeit angesetzt würde?
- usw.
Die Feinplanung
Die Feinplanung erfolgt in der Kapazitätsübersicht mit der Option 5 (Woche + Folgewoche anzeigen):
PPSAGP Anzeige Kapazität und eingelastete Aufträge 25.01.09
RAN metall + handwerk ag 8:30:57
Auswahl eingeben und Eingabe drücken
5=Woche + Folgewoche anzeigen
Opt Woche von bis Kapazität Belastung Abweichung Nicht verplant
Std / Min Std / Min Std / Min Std / Min
4 25.01.2009 25.01.2009 / / / /
5 26.01.2009 1.02.2009 313 / 42 / 313 / 42 /
6 2.02.2009 8.02.2009 332 / 30 / 332 / 30 /
7 9.02.2009 15.02.2009 332 / 30 60 / 272 / 30 6 /
8 16.02.2009 22.02.2009 332 / 30 8 / 324 / 30 8 /
9 23.02.2009 1.03.2009 332 / 30 30 / 302 / 30 30 /
10 2.03.2009 8.03.2009 332 / 30 / 332 / 30 /
11 9.03.2009 15.03.2009 332 / 30 / 332 / 30 /
12 16.03.2009 22.03.2009 332 / 30 / 332 / 30 /
13 23.03.2009 29.03.2009 332 / 30 / 332 / 30 /
14 30.03.2009 5.04.2009 332 / 30 / 332 / 30 /
15 6.04.2009 12.04.2009 277 / 12 / 277 / 12 / +
F3=Beenden F12=Zurück F20=Parameter
In der Woche 7 sind z.B. 6 Stunden noch nicht verplant. Um welche Aufträge es sich handelt, wird sichtbar, wenn auf dieser Woche die Option 5 gedrückt wird. Damit ähnliche Aufträge aus einem grösseren Zeitraster zusammengefasst werden können, werden dort nicht nicht nur die Aufträge der entsprechenden Woche, sondern zusätzlich noch die der Folgewoche angezeigt wie folgt:
PPSWAU Arbeiten mit Aufträgen zweier Planwochen 25.01.09
RAN demo ag 9:20:42
Auswahl eingeben und Eingabe drücken
7=Einplanen
Opt Kunde Auftrag WE/MO StartDatum St Kommentar
werbeplanung mü 1589 Monta 12.02.2009 1 Blech
ansorg wichtrac 1690 Werks 12.02.2009 5 Allmendingenweg Gümligen/D
grüninger bäris 1306 Werks 19.02.2009 8 Untere Rütte 4,Bäriswil/KS
F3=Beenden F7=Anzeige freie Zeiten F12=Zurück F20=Parameter
Mit der Option 7 wird nun Auftrag für Auftrag eingeplant, eventuell in mehreren Schritten. Ein vollständig eingeplanter Auftrag verschwindet aus dieser Maske, sodass der Überblick über noch einzuplanende Aufräge gewährleistet ist.
Die Option 7 bringt folgende Einplanungsmaske:
DISPER Erfassen Personaldisposition 25/01/09
RAN demo ag 9:23:41
Dieses Programm plant die Zeiten abhängig von den Angaben im Gleitzeit-
Kontrollsystem (Kapitel GLAZ im Menu)
Details siehe: http://de.asp-xtend.de/acdwiki/index.php/Gleitzeitsystem
Eine Eingabe von z.B. Montag 07.00 Uhr bis Dienstag 11.00 Uhr ergibt eine
Arbeitszeit von 12 Stunden und 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von:
- 07.00 bis 12.00 Uhr
- 13.30 bis 17.00 Uhr
Bei einem Eintrag nicht auf einen Auftrag (Ferien, sonstige Abwesenheit), bei
Auftragsnummer 999999999 eingeben.
Auftragsnummer . . . . . 1589 Blech
Kunde. . . . . . . . . . 26109 werbeplanung münsingen
Zu verplanen . . . . . . 1 Stunden
Mitarbeiter. . . . . . .
Von. . . . . . . . . . . 12.02.2009 00 Uhr 00 Minuten
Bis. . . . . . . . . . . 00 Uhr 00 Minuten
Arbeitsart . . . . . . . M
Bemerkung. . . . . . . .
F3=Verlassen F7=Übersicht freie Zeiten F8=Kapazitätsansicht F12=Zurück
Die einzuplanende Zeit und das Datum gemäss Milstoneplan werden angezeigt, die Arbeit ist nun noch einem Mitarbeiter mit der entsprechenden Uhrzeit und eventuell einem anderen Datum zuzuteilen.
Folgende wesentliche Fehlermeldungen können, neben normalen Plausibilisierungsregeln, erscheinen:
- Dieser Termin ist nicht möglich, schon verplant
- Keine Kapazität an diesem Tag für diesen Mitarbeiter vorhanden
Die erste Meldung erscheint nicht nur, wenn bereits ein Auftrag auf diesen Mitarbeiter zu diesem Termin verplant wurde, sondern auch, wenn ein Termin aus dem CRM oder einem weiteren Teil der Applikation bereits vergeben ist. Den Überblick über sämtliche Termine eines Mitarbeiters bietet der Kalender.
Die zweite Meldung erscheint, wenn ein Termin auf einen Tag oder einen Bereich eines Tages fällt, an dem der Mitarbeiter gemäss Dienstplan keine Kapazität hat (z.B. regelmässiger Schulbesuch am Donnerstag Nachmittag, krank gemeldet usw.)
Akzeptiert das Programm die Eingabetaste, ist der Auftrag an dem entsprechenden Termin einem oder mehreren Mitarbeitern zugeordent, er ist fixiert. Ausserdem wird bei dieser Rückwärtsplanung die Beschaffung des notwendigen Materials geplant, falls der Auftrag vorkalkuliert wurde, das System also den Materialbedarf kennt. Eine Verschiebung des Ablieferungstermin ist deshalb nicht mehr möglich. Wird dies versucht, weigert sich das System mit einer entsprechenden Informationsmeldung.
Ist eine Woche vollständig geplant, kann der Wochenplan mit Auftrag, Mitarbeiter, Kunde und Datum für diese Woche in folgenden Sortierfolgen ausgedruckt werden:
- sortiert nach Datum
- sortiert nach Mitarbeiter
- sortiert nach Kunde
- sortiert nach Auftrag
Sobald die Termine eingetragen sind, kann die Materialbedarfsplanung bearbeitet und daraus die entsprechenden Bestellung bei den Lieferanten erzeugt werden.
