Karteikarte
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Einführung
Neben den üblichen Stammdaten wie Adressen, Kunden, Artikel usw. sind in einem ERP-System eine Unmenge von weiteren Daten zu verwalten, die mit Fug auch zu den Stammdaten gezählt werden können: die Codes, die z.B. Mengeneinheiten, Währungen, Sprachen usw. ausdrücken.
Alle im System verwendeten Codes (mit Ausnahme von zusammenhängenden Konserventexten wie z.B. Texte auf den verschiedenen Mahnstufen und Listenkonstanten) sind in einer einzigen Datei gespeichert. Diese Datei gleicht einem Karteikasten, in dem beliebig viele Karteikarten untergebracht werden können.
In jeder Karteikarte wird eine eigene Informationsart gepflegt, beispielsweise:
- Mengeneinheiten
- Zahlungskonditionen
- Währungen mit ihren Umrechnungskursen
- Stücklistensteuerungsinformationen
- Konserventexte, auch Konserventexte, mit denen gewisse Systemsteuerungen verbunden sind, Steuerungen der Infrastruktur, Definitionen, Steuerung des Systems usw.
Hier ein Beispiel, nämlich die Karteikarte 300, in der die Zahlungskonditionen definiert sind:
VC0300 Verwalten Zahlungskondition 15.08.06
RAN 19:40:01
Karteikarte. . . . . . . : 300 Zahlungskondition
Firmen-Nummer. . . . . . : 1 Demo S.A. neu
Sprachcode . . . . . . . : 1 Deutsch
Zahlungskonditionencode. : 5
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Text . . . . . . . . . . . 30 Tage 2 %, 60 Tage netto auf Mitte Monat
1. Skonto-Frist. . . . . . . . . . . 30
1. Skonto-Prozentsatz. . . . . . . . 2,0
2. Skonto-Frist. . . . . . . . . . . 60
2. Skonto-Prozentsatz. . . . . . . .
Netto-Frist . . . . . . . . . . . 60
Spezialfrist. . . . . . . . . . . M E = auf Ende Monat
M = auf Mitte Monat
Fixes Verfalldatum. . . . . . . .
F2=Hilfe F3=Verlassen F10=Löschen F12=Zurück
Die Verwaltung dieser Informationen hat je nach Karteikarte unterschiedlich umfangreiche Konsequenzen.
Verwalten
Die Verwaltung des Karteikastens erfolgt über zwei Menupunkte.
Der erste dient zum Anlegen neuer Karteikarten, ist deshalb der Programmierung vorbehalten ist und erscheint auch nicht auf einem normalen Benutzermenu.
Der zweite dient zum Verwalten der einzelnen Karteikarten.
Die Karteikarten sind teilweise firmenspezifisch definierbar, teilweise allgemeingültig. Die allgemeingültigen Daten werden unter der Firma 999999999 erfasst, die firmenspezifischen Daten unter der Firma, in der sie verwendet werden sollen. Allgemeingültige Karteikarteneinträge sind z.B. Mengeneinheiten usw, die für jede Firma gleich gelten. Sie brauchen nur einmal unter der Firma 999999999 abgelegt zu werden und stehen dann allen Mandanten, die mit dem System arbeiten, zur Verfügung. Mitteilungstexte an Kunden hingegen können in jedem Mandanten anders sein, weshalb sie in jedem Mandant unter der jeweiligen Firmannummer abgelegt werden müssen.
Viele Schlüsselbegriffe werden verwendet, um unter ihnen Texte zu speichern, die in allen Sprachen, in der die Firma gegen aussen verkehrt, vorhanden sein müssen.
Da dem normalen Benutzer beim Arbeiten mit dem System in der Regel der Text eines Codes in seiner Sprache angezeigt wird (und nicht in der Sprache des Adressaten), hat er keine visuelle Kontrolle darüber, ob der Text in der Sprache des Adressaten auch wirklich eröffnet ist. Sooft also ein neuer Code eröffnet wird, muss er immer in allen Sprachen, mit der der jeweilige Mandant arbeitet, eröffnet werden. Es liegt in der Verantwortung des Systemverantwortlichen, Regeln zu schaffen, die für die Einhaltung dieser Vorschrift sorgen.
Der Menupunkt "Verwalten Inhalt einer Karteikarte" bringt eine Maske, die die Karteikartenbezeichnung verlangt. Die Karteikartenbezeichung ist ein dreistelliger alphanumerischer Begriff, meistens Zahlen.
Die Verwaltung der Konserventexte und auch in weitem Rahmen die Verwaltung der Definitionen kann dem wenig ausgebildeten Benutzer überlassen werden. Er kann z.B. einen Versandtext, der unter einem Schlüsselbegriff abgelegt ist, ändern oder neue Versandtexte unter neuen Schlüsselbegriffen zufügen. Beim Entfernen von Datensätzen ist grössere Vorsicht angebracht, denn wenn ein bestimmter Schlüsselbegriff in einer Datei verwendet wurde und er wird anschliessend in der Karteikarte gelöscht, verschwindet die Bedeutung dieses Codes. Dies ist jedoch die ganze Konsequenz, also nicht sehr gravierend.
Die Steuerung der Infrastruktur und Verwaltung von Konserventexten ist dagegen eher dem Systemverantwortlichen vorbehalten, der von seiner Ausbildung her besser weiss, welche Konsequenzen eine Änderung hat. Beispiel: Karteikarte 015 ("Verkaufsstücklisten").
Besondere Fälle
Bei einer dritten Kategorie Karteikarten dürfen die unter einem Schlüsselbegriff gespeicherten Daten auf keinen Fall geändert werden, da sie direkt im Programm angesprochen werden. Eine Änderung dieser Datensätze oder auch nur eine reine Umbesetzung kann nicht vorhersehbare Konsequenzen auf den Programmablauf haben. Deshalb sind diese Karteikarten gesperrt, was mit einer rot blinkenden Bemerkung *** ACHTUNG STEUERCODE ! *** angezeigt wird.
Übersicht behalten
Wie findet man eine ganz bestimmte Karteikarte? Ganz einfach: alle Felder, hinter denen eine Karteikarte steckt, zeigen die Karteikartennummer, wenn man in diesem Feld die Taste F4 drückt. Am besten halten Sie eine zweite Session offen, in der Sie so, wie Sie bei den Stammdaten vorwärts kommen, Karteikarte für Karteikarte bereinigen. Bereinigen deshalb, weil wir Ihnen nicht einen leeren Karteikasten liefern, sondern einen mit Beispielen gefüllten, da so klarer wird, welche Bedeutung ein bestimmter Code hat.
Neben dem oben erwähnten Menupunkt "Verwalten Inhalt einer Karteikarte" gibt noch einen weiteren Menupunkt in diesem Zusammenhang, "Verwalten Karteikartentitel". Dieser Menupunkt dient zum Anlegen neuer Karteikarten und ist daher dem Entwicklerteam vorbehalten.
Firmenspezifika
Die Karteikarten sind teilweise firmenspezifisch definierbar, teilweise allgemeingültig. Die allgemeingültigen Daten werden unter der Firma 999.999.999 erfasst, die firmenspezifischen Daten unter der jeweiligen Firma, in der sie verwendet werden sollen. Allgemeingültige Karteikarteneinträge sind z.B. Mengeneinheiten usw., die für jede Firma gleich gelten. Sie brauchen nur einmal unter der Firma 999.999.999 abgelegt zu werden und stehen dann allen Firmen zur Verfügung.
Mitteilungstexte an Kunden hingegen können in jeder Firma anders sein, weshalb sie von jeder Firma unter der jeweiligen Firmannummer abgelegt werden müssen.
