ISO-Zertifizierung

aus ASP-XTend, der freien Wissensdatenbank

Einleitung

ASP-XTend besteht aus tausenden von Bausteinen, die durch Prozessbeschreibungen zu einer Applikation werden. Die ISO-Dokumentation von Prozessen entsteht ohne Zusatzaufwand bei der Definition der Applikation. Diese Dokumentation wurde bereits erfolgreich zur ISO-Zertifizierung eingesetzt.

Wenn Prozesse definiert werden, fallen Prozessbeschreibungen an. Die Prozessbeschreibungen sind nicht, wie dies in den meisten Fällen erfolgt, losgelöste Dokumente, die anschliessend durchgesetzt werden müssen, sondern umgekehrt: es wird der Prozess in ASP-XTend definiert und dadurch durchgesetzt. Gleichzeitig fällt die Dokumentation an.

Auch das oft mühsame Nachführen der Dokumetation fällt weg. Bei jeder Prozessanpassung wird die Dokumentation automatisch nachgeführt.

Die erneute Durchsetzung des geänderten Prozesses entfällt, dafür sorgt das System. Zudem sind durch Historyfunktionen alle Geschäftsvorfälle rückverfolgbar.

Definition einer Applikation

Prozesse werden heute meist manuell geplant, dokumentiert, kontrolliert und korrigiert. Die Durch- setzung im Betrieb wird rein manuell sichergestellt. Dies ist mit erheblichem wiederkehrendem Auf-wand verbunden.

Hier setzt ASP-XTend an.

Das ISO-9000-Prozess-Modul beinhaltet drei Funktionen für die Dokumentation von Prozessen: einen Process-Modeller, einen Process-Manager und einen Process-Documenter.

Der Process-Modeller ermöglicht, den Deming-Kreis EDV-gestützt zu definieren und zu kontrollieren und somit ein aktiv gelebtes Qualitäts-Management im Betrieb mit stark reduziertem Personal-Aufwand sowie erheblicher Verbesserung der Transparenz durchzusetzen.

Im Process-Modeller werden Ereignisse, Tätigkeiten, Personen oder Personengruppen, Stellvertreter, Informationsflüsse, Geschäftsbeziehungen, Verantwortungsbereiche resp. Organisationsstrukturen usw. definiert.

Jedem dieser Objekte lassen sich weitere Objekte, wie z. B. Dokumente, Vorschriften, Arbeitsanweisungen usw. zuordnen.

Aus diesen Bausteinen können beliebig viele Prozess-Modelle definiert werden. Ein Prozess-Modell enthält im wesentlichen als Startpunkt ein Ereignis, daran angebunden eine Reihenfolge von Tätigkeiten. Die Tätigkeiten können voneinander abhängig oder unabhängig sein, sodass sie vom Process-Modeller in parallele oder aufeinanderfolgende Arbeitsschritte eingeteilt werden. Für Ausnahmen ist die Möglichkeit gegeben, bei jedem Schritt ausnahmsweise einen zusätzlichen Schritt zu aktivieren.

Bei der Definition der Tätigkeiten wurden auch Zeitbedarfs- sowie weitere Sollangaben, wie z.B. Soll-Kosten, angegeben. Beim Eintreten eines Ereignisses holt der Process-Manager das dem Ereignis zugeordnete Prozess-Modell aus dem Repository und aktivert es. Dadurch werden automatisch gemäss den einzelnen Zeitbedarfsangaben bei allen betroffenen Personen Termine gesetzt, aber bei voneinander abhängigen Schritten noch nicht aktiviert.

Die Termine erscheinen automatisch in den diesen Personen zugeordneten Terminkalendern. Aktivitäten, die noch nicht begonnen werden können, weil die Fertigmeldung einer vorangehenden Aktivität Bedingung ist, werden mit niedrigster Priorität ans Ende des Kalenders gestellt.

Neben diesen Einzelterminen kennt der Process-Manager auch Gruppentermine. Ein Gruppentermin wird dem Kalender des Vorgesetzten einer Gruppe zugeordnet, sodass er die Tätigkeiten einzelnen Mitarbeitern seiner Abteilung weiterdelegieren kann.

Nicht nur die Prozesse tragen Termine in die Terminkalender ein, sondern jeder Mitarbeiter, dem eine entsprechende Berechtigung zugeteilt wurde, kann einem anderen Mitarbeiter oder einer ganzen Mitarbeitergruppe (z.B. Besprechungen) Termine in den Kalender setzen. Dabei ist sichergestellt, dass Terminkonflikte online gemeldet werden. Eine Suchfunktion nach einem gemeinsamen, freien Termin erleichtert die Terminierungen.

Das System lässt sich also gleichzeitig als Aufgaben-Delegations-System mit komfortabler Kontroll-Möglichkeit über den aktuellen Stand der delegierten Aufgaben benutzen.

Durch die Verbindung des Systems mit dem GLAZ-Modul von ASP-XTend (Präsenzzeiterfassung und -Kontrolle) ist auch sichergestellt, dass Tätigkeiten nicht Mitarbeitern zugeordnet werden, die sich in den Ferien befinden. Solche Tätigkeiten werden vom Process-Manager dem im Process-Modeller definierten Stellvertreter zugewiesen, wenn auch er nicht verfügbar ist, dem Abteilungsleiter.

Der Process-Manager reagiert aber auch, wenn ein Mitarbeiter ungeplant am Morgen nicht abgestempelt hat resp. seine ungeplante Abwesenheit in das GLAZ-Modul gemeldet wird. Sämtliche hängigen Termine der vermutlichen Abwesenheitszeitspanne werden automatisch auf den Gruppenkalender des Abteilungsleiters umgeleitet und dort rot angezeigt. Da in im GLAZ-Modul auch die einzelnen Arbeitsmodelle der Mitarbeiter gespeichert sind, funktioniert die Arbeitsverteilung sogar bei Teilzeitmitarbeitern.

Es gibt Aktivitäten, bei denen keine Vor- und Nachlaufzeiten von vornherein definiert werden können. Ein Beispiel dafür sind Verkaufsprojekte in der Investitionsgüterindustrie, bei denen die Termine der einzelnen Verkaufsschritte oft mit dem Kunden abgesprochen werden müssen.

Hier springt das Sales-Support-Modul von ASP-XTend ein. Dieses System erlaubt, Projekte zu erfassen und sie nach dem „Logical Selling Process“ zu verfolgen. Der „Logical Selling Process“ kennt fünf Kontroll-Stufen, die ein Kunde durchlaufen muss, bevor er als sechste Stufe das Geschäft abschliesst.

Diese Stufen sind:

• Interesse geweckt
• Bedürfnisse vorhanden
• wir sind in der Lage, eine konkurrenzfähige Lösung anzubieten
• die Lösung lässt sich bei diesem Kunden finanziell rechtfertigen
• dem Kunden wurde die Lösung demonstriert

Das Sales-Support-System verfolgt solche Projekte in ihren verschiedenen Stadien und verwaltet auch die Besuchsrapporte, Verkaufshistory usw. (siehe separate Produktbeschreibung). Während dieser Verfolgung werden immer wieder neue Termine vereinbart, verschoben, neu gesetzt usw. Das Sales-Support-Modul als eigenständiges Modul ist jedoch mit dem ISO-9000-Prozess-Modul so verbunden, dass jede Terminänderung in diesem Modul sofort vom Process-Manager übernommen und im Terminkalender der Sach- oder Aussendienstmitarbeiter nachgeführt werden.

Die Mitarbeiter bearbeiten die Geschäftsvorfälle gemäss ihrem Terminkalender. Jedem aktivierten Prozess ist automatisch ein Notizzettel zugeordnet, auf das jeder Mitarbeiter bei der Aktivität Notizen eintragen kann, als Nachricht für die nachfolgenden Sachbearbeiter. Wurde in einem Prozess ein Eintrag auf dem Notizzettel gemacht, wird dies bei allen nachfolgenden Sachbearbeitern im Terminkalender angezeigt, sodass er vor Beginn seiner Arbeit die Notiz konsultieren kann. Jeder Aktivität kann jedoch auch ein beliebiges Applikationsprogramm aus der gesamten Programmpalette von ASP-XTend zugeordnet werden. Wenn der Sachbearbeiter also eine Tätigkeit in seinem Kalender zur Bearbeitung antippt, wird direkt aus dem Terminkalender das richtige Programm aufgerufen. Es muss nicht mehr im Menu gesucht werden. Es können auch, wenn das „Elektronische Archiv“ installiert ist, unterstützende Dokumente oder Arbeitsanweisungen direkt angezeigt werden.

Dies alles ist möglich, weil in ASP-XTend jeder Programmablauf nicht als starre Bildfolge programmiert ist, sondern aus kleinen, sich gegenseitig aufrufenden Programmteilen besteht. Welche Programmteile von welchem vorhergehenden Programm aufgerufen werden soll, kann der Systemverantwortliche selbst festlegen ---> er definiert einen Prozess.

Durch Auswahl einer Kalenderposition wird also ein Programmbaustein aufgerufen, der dem jeweiligen Benutzer vom vorhergehenden Programmbaustein in den Kalender gestellt wurde. Bei Programmstart holt sich das Modul die zugewiesenen Parameter aus einem Parametercontainer, in die das vorhergehende Programm seine Parameter gestellt hatte und zeigt nun z.B. dem Sachbearbeiter in der Konstruktion den neueröffneten Artikel 4711 mit den bereits von anderen Sachbearbeitern erfassten Daten. Er gibt nun die Konstruktionsstammdaten ein und beendet dann die Arbeit.

Unser Mitarbeiter in der Konstruktion hat nun wieder den Kalender auf dem Bildschirm, in dem er die nächste Kalenderposition aufrufen kann, während das im Prozess folgende Programm für die Artikelerfassung für den Artikel 4711 dem nächsten Sachbearbeiter in den Kalender gestellt wird.

Bei Fertigmeldung der Tätigkeit wird die benötigte Zeit vom System registriert. Auch Tätigkeiten, die über mehrere Tage laufen, werden, sogar bei Gleitzeit, richtig erfasst, da der Process-Manager sich die Kommt- und Geht-Zeiten aus dem Gleitzeitsystem holt.

Bei Fertigmeldung kann der Sachbearbeiter weitere Angaben wie allfällige Kosten (Spesen, km usw. mitgeben. Die Aktivität verschwindet vom Terminkalender des Mitarbeiters und stösst die nächste abhängige Tätigkeit oder Tätigkeitsgruppe an. Alle Tätigkeiten bleiben jedoch im System gespeichert für spätere Abfragemöglichkeiten, z.B. aufgelaufene Kosten eines Projekts usw.

Diese Informationen können also die Grundlage bilden für betriebsinterne oder -externe Weiterverrechnungen, da ein Anschluss an die Auftragsbearbeitung oder die Kostenrechnung von ASP-XTend für z.B. Belastungen auf Kostenträger, Projekte usw. möglich ist (Prozesskosten). Nicht nur die Arbeitsfortschritte, sondern auch die Kosten und Leistungsfähigkeit der Administration und der einzelnen Funktionen werden plötzlich transparent.

Der Abteilungsleiter kann sich jederzeit den Stand aller Mitarbeiter anzeigen lassen und eventuell notwendige korrigierende Massnahmen einleiten, z.B. bei Überlast eines Mitarbeiters. Verfallene Termine senden eine Ausnahmenachricht an den Verantwortlichen und werden im Terminkalender rot blinkend dargestellt.

Der Prozess-Manager macht in der Administration nicht Halt. Bei Prozessen, die in die Fabrikation weiterreichen, wird der Operationsplan Bestandteil des jeweiligen Prozess-Modells. Die normalen Rückmeldungen aus dem im Betrieb installierten BDE-System werden vom Prozess-Manager automtisch abgezapft, brauchen dort also nicht von Hand erfasst zu werden.

Das Abfallprodukt: die ISO-Dokumentation

Der Menukapitel QS enthält alle Menupunkte, die zur Workflowdefinition benötigt werden. "Der Process-Documenter erstellt von sämtlichen Objekten, die im Process-Modeller definiert werden, eine Dokumentation. Bei Modifikationen von Objekten oder Prozessen werden die davon tangierten Dokumente automatisch ausgedruckt, sodass die systemexterne Dokumentation der Prozesse nachgeführt und somit immer tagesaktuell ist. Selbstverständlich kann bei Bedarf auch die gesamte Dokumentation ausgedruckt werden.

Zusammenfassung

Das beschriebene Programmprodukt ist Bestandteil des betriebswirtschaftlichen Gesamtsystems ASP-XTend und adressiert eine Domäne, die über Jahre hinweg von grundlegenden Rationalisierungsgedanken unberührt blieb. Das Sparpotential ist enorm und lässt sich ohne weiteres mit den Resultaten vergleichen, die mit den im Grunde genommen gleichen Verfahren in der Fabrikation realisiert wurden und heute etabliert sind.

Dabei ist die Einführung dieses Modells mit wesentlich geringerem Aufwand zu bewältigen als ein PPS in der Industrie. Auch ist für die ISO-9000-Zertifizierung die Prozessdokumentation eine der Voraussetzungen.

Warum Prozesse mühsam von Hand dokumentieren und dann noch die Durchsetzung als dauernde Arbeit übernehmen?

Machen wir es umgekehrt, modellieren wir die Prozesse im System, aktivieren sie, verbessern sie aufgrund wachsender Erfahrungen und lassen uns dann die Dokumentation dazu quasi als Abfallprodukt ausdrucken.