Gleitzeit
aus ASP-XTend, der freien Wissensdatenbank
| Inhaltsverzeichnis |
Einführung
Das Gleitzeitsystem hat mehrere Funktionen:
- Personalzeit- und Anwesenheitskontrolle (durch Kommt- und Geht-Stempelungen oder Aufschreibung)
- Erfassen der Operationszeiten auf einzelne Aufträge zur Nachkalkulation und zur Ermittlung der Überzeiten durch Vergleich der Soll- zur rapportierten Arbeitszeit
- Neu im Praxistest: - Berechnen der auf Wochenbasis verfügbaren Kapazität in die Zukunft unter Berücksichtigung von Feiertagen, Urlaub, geplanten Abwesenheiten usw.
- Neu im Praxistest: - Grobterminplanung durch Gegenüberstellung der berechneten Wochenkapazität und dem Arbeitsanfall aufgrund der Auftragserfassung.
- Neu im Praxistest: - Einplanen von Mitarbeitern auf bestimmte Arbeiten unter Berücksichtigung vorhandener Kapazität
Es ist im Personalsystem eingebettet und besteht aus zwei Bereichen:
- der Verwaltung des Personals und der Zeitmodelle (der Stammdaten). Es gibt firmenspezifische Zeitmodelle und davon abgeleitet ein Zeitmodell je Mitarbeiter, auch Dienstplan genannt. Diese Zeitmodelle müssen zu Beginn eines Kalenderjahres ausgehend vom Fabrikkalender erstellt werden. Lesen Sie hier, wie diese Zeitmodelle erstellt und im Laufe des Jahres auch gepflegt werden.
- der täglichen Erfassung der Zeiten und ihre Auswertung
Die tägliche Erfassung der Zeiten
Die Zeiten können im einfachsten Fall aufgrund von Zeitrapporten von Hand erfasst werden. In grösseren Firmen empfiehlt sich der Einsatz von Zeiterfassungterminals für das Lesen von Magnetstreifen oder Strichcodes.
Der Tagesabschluss
Am Ende des Tages erfolgt eine Tagesverarbeitung. Sie bringt folgende Maske:
GZST00 Start Tagesverarbeitung Zeitstempelungen 31/07/08
RAN demo ag 8:33:26
Verarbeitungsdatum per . . . 30.07.2008
Zu verarbeitende Abteilungen
Wenn keine Abteilungscodes eingegeben werden, werden alle Stempelungen
der betreffenden Firma verarbeitet.
F12=Abbrechen
Es werden alle bis zum angegebenen Abschlussdatum noch nicht verbuchten Tage verarbeitet. Wenn bei der Selektion der Abteilungen nichts eingegeben wird, werden die Zeiten aller Mitarbeiter der betreffenden Firma verarbeitet.
Punkt A
GZST00 - Eingabe des Verarbeitungs-Abschlussdatums und Selektion der zur Verarbeitung gewünschten Abteilungen. Das Programm steuert den gesamten Verarbeitungszyklus und ruft nacheinander folgende Programme auf:
- GZPD06 - Löschen Dienstpläne von ausgetretenen Mitarbeitern
- GZST01 - Einlesen der Stempelungen ab den Zeiterfassungsgeräten aus der Datei LQSTEP und bilden der entsprechenden von-/bis-Stempelungen in die Tagesstempeldatei LISTEP.
- GZVB03 - Überwachung der Von-/Bis-Absenzen auf Grund des gespeicherten Bis-Datums. Datensätze mit abgelaufenem Bis-Datum werden gelöscht. Ebenso werden Datensätze gelöscht, wenn am betreffenden Tag eine manuelle Stempelung erfolgt ist (sich ein Eintrag in der LISTEP-Datei befindet) (Arbeitnehmer ist wieder im aktiven Arbeitsprozess).
- GZVB02 - Aktivierung der Von-/Bis-Absenzen bei Erreichen des Startdatums, falls keine manuelle Stempelung vorhanden ist (Übertragen der restlichen Von-Bis-Absenzen aus LGVONP-Datei in Von-Bis-Stempelungen der LISTEP-Datei)
- GZVA02 - Einbindung der vordisponierten Absenzen in die Tagesstempelungen. Wenn eine Ganztags-Von/Bisabsenz vorhanden ist, werden keine vordisponierten, periodischen Absenzen eingebunden (Uebertragen Vordisponierter Absenzen aus LFPERP-Datei in Von-Bis-Stempelungen der LISTEP-Datei, wenn keine Tagesstempelung existiert).
In der Kalenderdatei (LAKALL5) sind die noch nicht verarbeiteten Tage gespeichert. Pro Tag wird ein Zyklus durchlaufen bis zum Abschlussdatum. Nach Beendigung des Zyklusdurchlaufs --> Verzweigung zu Punkt B
GZST09 - Ergänzen von fehlenden Tagesstempelungen durch Absenzfortschreibungsrecords, sofern die letzte verbuchte Absenz eine Fortschreibungs-Absenzart ist (siehe Karteikarte 652). Andernfalls werden Defaultstempelungen generiert. Die Defaultstempelungen beinhalten die Kommt-/Geht-Zeiten gemäss dem persönlichen Dienstplan und als Absenzcode den Wert „DF“. Dieser Code darf in der Karteikarte 652 (Absenzcodes) nicht eröffnet werden. Er soll zu einem Fehler führen, der korrigiert werden muss.
GZST02 - Prüflauf der Stempelungen. Bei Fehlern innerhalb eines Tages/Mitarbeiters werden die Stempelungen des betr. Tages auf die Fehlerliste gesetzt.
GZST04 - Verbuchen der Tagesstempelungen, die keine Fehler haben incl. Nachführung der betr. Saldi (die Saldi werden als Lohnarten geführt, siehe dazu entspr. Kapitel des Paketes Lohn/Salär).
Durch den Zugriff auf die Steuerungsdatei wird festgestellt, auf welches Periodendatum die Stempelungen verbucht werden sollen:
- Das Stempeldatum enspricht dem aktiven Buchungsmonat oder ist grösser --> Das Periodendatum ist gleich dem Stempeldatum.
- Das Stempeldatum ist kleiner als der aktive Buchungsmonat --> als Periodendatum wird der 1. des Buchungsmonats eingesetzt.
Erstellen von Korrekturdatensätzen für Kürzung Zeit bei nicht bezahlter Morgen-, Mittags- oder Nachmittagspause. Kürzung der Arbeitszeit ausserhalb der Gleitzeitrahmen Morgen, bzw. Nachmittag, Setzen Code für Blockzeitverletzung
GZST010 - Stempelungen zu Lohnarten generieren, Berechnen der Lohnarten und erstellen Umbuchungssätze (Programm GZST011) gemäss Rechenformeln und Umbuchungsregeln im Lohnartenstamm.
GZST012 - Verbuchen der Lohnarten in der Kumulativ-Jahresdatei. Dabei handelt es sich um die gleiche Datei wie in der Lohnapplikation.
Wenn die Pakete Lohn und GLAZ beide aktiv sind, darf die Berechnung der Zeitlohnarten nur im Paket GLAZ erfolgen (Parametersteuerung).
Ende des Ablaufzyklus --> Rückverzweiung zu Punkt A
Punkt B GZST03 - Ausdrucken der Fehlerliste
Wenn noch Fehler vorhanden sind, wird die Verarbeitung hier unterbrochen.
Ansonsten wird die Verarbeitung fortgesetzt mit folgenden Schritten:
- GZST05 - Ausdruck des Tagesprotokolls
- GZST06 - Ausdruck von Zeitverletzungen (Blockzeitverletzungen)
- GZST07 - Ausdruck der Absenzlisten (Krankheit, Unfall, Ferien etc.)
Arbeiten mit und verwalten von Tagesstempelungen
Die noch nicht verbuchten Tagesstempelungen können mit dem folgenden Programm verwaltet werden. Daten, die auf der Fehlerliste der Tagesverarbeitung aufgelistet sind, werden ebenfalls mit diesem Programm korrigiert.
WRKTST Arbeiten mit Tagesstempelungen 3.09.96
RM ACD Ansorg Computer Dienste AG 16:36:14
Personalnummer 180868 ansorg petra rüfenacht
Datum. . . . . 1.01.1996
Auswahl eingeben und Eingabe drücken
2=Ändern 4=Löschen
Opt Art von bis Zeit-/Absenzcode Zeit-gest Zeit-anger Einheit
Original 5:10 6:15 Normalarbeitsze 1.05 1.00 0 Std
Original 7:00 8:00 Normalarbeitsze 1.00 1.00 0 Std
Original 8:00 9:00 Normalarbeitsze 1.00 1.00 0 Std
Original 9:00 12:00 12 Unfall 3.00 3.00 0 Std
Original 13:00 17:00 12 Unfall 4.00 4.00 0 Std
F3=Beenden F6=Erstellen F12=Zurück
Folgende Korrekturmöglichkeiten bestehen:
- Direktkorrektur auf dem Bild „Arbeiten mit Tagesstempelungen“
- Korrektur der Stempelung mittels Option 2
- Löschen einer oder mehrer Stempelungen durch Eingabe der Option 4 auf den betreffenden Zeilen. Es erscheint ein Anschlussbild, auf dem die Löschungen bestätigt werden können.
- Neue Stempelungen hinzufügen durch die Funktionstaste F6. Damit wird auf das Programm „Erfassen Zeitstempelungen“ geschaltet.
Bei Betätigen der Eingabetaste werden Plausibilitätstests durchgeführt und eventuelle Fehler sofort angezeigt.
Korrigieren Tagesstempelungen (Opt. 02)
Auf diesem Bild kann eine einzelne Tagesstempelung korrigiert werden.
GZST08 Mutieren Tagesstempelungen 3/09/96
RM ACD Ansorg Computer Dienste AG 16:37:33
Personalnummer/Name. . . 180868 ansorg petra rüfenacht 0
-----------------------------------------------------------------------------
Datum. . . . . . . . . . . . . 1.01.1996
Zeit von . . . . . . . . . . . 5:10 bis 6:15
Stunden von/bis. . . . . . . . 1.05
Angerechnete Zeitmenge . . . . 1.00
Zeitmengeneinheit (0=Stunden/1 0
Zeit-/Absenz Code. . . . . . . Normalarbeitszeit
Zeitart. . . . . . . . . . . . Originalstempelung
F3=Verlassen F10=Löschen F12=Zurück
Absenz- und Zeitartencode
Die Absenzcodes haben mehrere Steuerungsfunktionen.
VC0652 Verwalten GLAZ-Absenzcode 3.09.96
RM 16:40:47
Karteikarte. . . . . . . : 652 Absenzencode
Firmen-Nummer. . . . . . : 1 ACD Ansorg Computer Dienste AG
Sprachcode . . . . . . . : 1 Deutsch
Absenzcode . . . . . . . : 12
-----------------------------------------------------------------------------
Absenzbezeichnung. . . . . Unfall
Absenz-Kurzbezeichnung . . Unfall
Verbuchen in Zeit-Lohnart. 416 Unfallstunden
Automatische Absenzfortschreibung? J (J/N)
Zeiteinbindung bei Ganztagsabsenz 1 1 = Von-/Bis-Zeiten werden eingesetzt
(Von-/Bis-Absenz) 2 = Fixzeiten werden eingesetzt (Tg/Std)
F3=Beenden F10=Löschen F12=Zurück F19=Meldung anzeigen
- Absenz-Kurzbezeichnung - Sie wird bei der Anzeige an den Bildschirmen benutzt und soll deshalb möglichst aussagefähig sein (max. 10 Stellen).
- Verbuchungslohnart - Jeder Absenz muss eine im Lohnartenstamm vorhandene Stundenlohnart zugeordnet sein. Es ist auch möglich, mehreren Absenzcodes die gleiche Lohnart zu geben. Die Verbuchung erfolgt auf Grund der im Lohnartenstamm hinterlegten Rechenformeln und Umbuchungsregeln.
- Autom.Absenzfortschreibung - Bei fehlender Stempelung wird auf die letzte Stempelung des Mitarbeiters zugegriffen. Wenn diese Absenz eine Fortschreibungsabsenz ist (Ja in diesem Feld), wird der zu verbuchende Tag automatisch mit dieser Absenz fortgeschrieben, andernfalls erfolgt eine Fehlermeldung wegen fehlender Stempelung. Empfehlung: Fortschreibungsabsenzen sind z.B. Krankheit, Unfall, Dienstgang, nicht Fortschreibungsabsenzen sind Ferien, Militärdienst
- Zeiteinbindung - Dieser Code steuert die Berechnungsart bei Von/Bis-Absenzen.
Absenzen mit Code 1 setzen die Von/Biszeiten gemäss Dienstplan ein.
Absenzen mit Code 2 setzen die Fixzeiten gemäss Dienstplan ein.
- Beim Einsetzen der Fixzeiten wird nach folgender Regel verfahren:
Wenn im Dienstplan eine Sollzeit-Morgen und eine Sollzeit-Mittag vorhanden ist, wird die Ganztags-Fixzeit eingesetzt.
Wenn nur die Sollzeit-Morgen vorhanden ist, wird die Fixzeit Morgen eingesetzt.
Wenn nur die Sollzeit-Mittag vorhanden ist, wird die Fixzeit Mittag eingesetzt.
Die Zeitarten gemäss Karteikarte 655 haben direkte Steuerfunktionen und dürfen vom Benutzer nicht geändert, bzw. ergänzt werden.
Der Monatsabschluss
Der Monatsabschluss bringt folgende Startmaske:
GZM000 PAKS / Monatsabschluss 31/07/08
RAN demo ag 8:42:30
Lohnverarbeitungslauf Jahr 0000 -Nummer 00
-----------------------------------------------------------------------------
Verarbeitungsperiode von . . :
-bis . . :
Verarbeitungsmonat/-Jahr . . : 00 / 0000
F12=Abbrechen
Es werden keinerlei Eingaben erwartet, es werden nur der Monat geschlossen und vorher folgende Aktionen durchgeführt:
- Ausdrucken der persönlichen Zeitabrechnungen
- Nachführen der Saldodaten
- Sperren Steuerdaten des abgeschlossenen Monats
Nach dem Monatsabschluss können keine Korrekturbuchungen mehr im abgeschlossenen Monat verbucht werden. Die Buchungen werden vom System auf das Periodendatum 1. Tag des neuen Monats verbucht. Ebenso erfolgen Saldokorrekturen im Saldo des aktuellen (neuen) Monats.
Da das Belegdatum des zu korrigierenden Tages eingegeben werden kann, ist es möglich, eine Korrekturbuchung bei der Anzeige der Originalstempelung zuzuordnen.
Der Jahreabschluss
Bevor Stempelungen eines neuen Jahres erfasst und verarbeitet werden können, müssen die Zeitmodell-Stammdateien für das neue Jahr eröffnet werden. Es gibt keinen Menupunkt "Jahresabschluss", es sind die Arbeitsschritte, die auch schon im erstmaligen Einrichten des GLAZ-Systems beschrieben wurden, durchzuführen:
- Aufbau neuen Kalender
- Neue Jahreszeitmodelle aufbauen und redigieren
- Aufbau der persönlichen Dienstpläne für das neue Jahr
- Persönliche Dienstpläne anpassen
Nach dem Abschluss der obigen Arbeiten können auf das neue Jahr Stempelungen erfasst werden und die normalen Tagesverarbeitungen durchgeführt werden.
