FAQ
aus ASP-XTend, der freien Wissensdatenbank
Häufige Fragen und Antworten
Hier finden Sie eine Sammlung von Fragen, die Kunden, die ASP-XTend im Einsatz haben, an uns gestellt haben und unsere Antwort darauf. Jede neue Frage von allgemeinem Interesse und die entsprechende Antwort wird hier laufend zugefügt, d.h. diese Rubrik wird ständig erweitert.
Wie gehe ich am besten zur Einführung des Systems vor?
Bevor Sie anfangen können, müssen Sie sich Ihre Arbeitsumgebung einrichten. Da dies eine etwas umfangreichere Erklärung bedingt, ist diesem Thema hier ein eigener Raum gewidmet.
Spezifischere Fragen
Allgemein
Frage: Wie werden die verschiedenen Druckerzeugnisse eigentlich auf die verschiedenen Drucker gesteuert?
Antwort: Es gibt unterschiedliche Bedürfnisse je Druckerzeugnis und je Umfeld:
a) eine Firma hat mehrere regionale Auslieferungslager, in denen Drucker für die Rüstscheine, Pickerzettel usw. stehen, aber die Auftragserfassung erfolgt zentral, d.h. dort wird bestimmt, ab welchem Lager eine bestimmte Ware ausgeliefert werden soll. Hier bietet sich die Karteikarte 551 an, in der definiert werden kann, auf welchen Drucker ein bestimmtes Formular eines bestimmten Lagers gedruckt werden soll.
b) die Debitorenbuchhaltung möchte die Mahnungen nicht auf dem Zentraldrucker, sondern auf ihrem eigenen Abteilungsdrucker ausdrucken. Dies kann in der Karteikarte 009 eingestellt werden, in der das Mahnformular, zwar nicht über den Begriff "Abteilung", sondern den Begriff "Benutzer" auf einen bestimmten Drucker gesteuert werden kann.
Dabei spielt eine Hierarchie noch eine Rolle:
- wenn in der Karteikarte 551 mit der Kombination "Lager/Formular" ein Eintrag gefunden wurde, wird dieser genommen, auch wenn das gleiche Formular noch einmal in der Karteikarte 009 mit deinem Benutzerprofil definiert sein sollte.
- wenn weder in der Karteikarte 551 noch in der Karteikarte 009 ein Eintrag gefunden wurde, wird auf den Drucker geleitet, der im Benutzerprofil definiert ist.
Siehe auch Druckerzuordnung
Frage: Was mache ich, wenn ich folgende Meldung erhalte: "Weder das aktuelle noch das vorhergehende Geschäftsjahr sind abgeschlossen."
Antwort: Es gibt eine Datei mit Geschäftsjahreskontrollsätzen, die je Geschäftsjahr das Beginn- und Endedatum enthält und ausserdem einen Code, der sagt, ob es sich um das aktuelle, das vorhergehende oder um abgeschlossene Geschäftsjahre handelt. Die obige Meldung wird erzeugt, wenn ein Programm feststellt, dass ein Buchungsdatum in keinem Geschäftsjahreskontrollsatz vorhanden ist, weil versucht wird, ausserhalb der Datumsspanne, die im aktiven Geschäftsjahreskontrollsatz eingetragen ist, zu buchen.
Die richtige Massnahme darauf ist, das neue Geschäftsjahr auf folgendem Weg zu eröffnen:
- Menupunkt "Arbeiten mit Mandanten"
- Option "Buchhaltung"
- dort "Eröffnen neues Geschäftsjahr"
- dann den Anweisungen folgen.
Achtung: diese Arbeit sollte nur der Finanzverantwortliche durchführen. Es darf keine andere Anwendung aktiv sein, damit nicht gleichzeitg gebucht wird. Die Arbeit dauert nur wenige Minuten, vielleicht eine Viertelstunde bei sehr unfangreichem Datenbestand, sodass sie z.B. in einer Mittagspause durchgeführt werden kann, nachdem alle Mitarbeiter aufgefordert wurden, in dieser Mittagspause alle Programme zu schliessen.
Frage: - Ich habe einen Kunden (Artikel/Lieferanten) versehentlich gelöscht. Gibt es eine Möglichkeit, dies rückgängig zu machen?
Antwort: - "Löschen" ist in ASP-XTend bei den meisten Danbeständen nur sinnbildlich zu verstehen. Sie werden nicht wirklich gelöscht, sondern unsichtbar gemacht. Die F22 im Kundenstamm (Lieferanten-/Artikelstamm) zeigt die unsichtbaren Datensätze, unterschieden von den anderen durch eine Umkehranzeige. Ein solcher Satz kann ganz normal aufgerufen und das Löschkennzeichen entfernt werden, wodurch er wieder sichtbar wird.
Frage: Bei "Arbeiten-mit-Masken" kommt manchmal die Meldung: Subdateianforderung für Datei XXXXXXXX in Bibliothek ACDAOBJ kann nicht verarbeitet werden.
Antwort: Diese Meldung ist nur eine Warnung des IBM-Betriebssystems OS/400 resp i5/OS, die erscheint, wenn keinerlei Daten für eine Übersichtsmase vorhanden sind, die Übersichtsmaske also leer ist. Die Meldung hat sonst keine Bedeutung und kann daher ignoriert werden.
Telefon
Frage: - Ich habe bei der Adresse auch alle Kommunikations-Adressen mit der F8 erfasst. Wenn ich aber den Kunden aufrufe, erscheint weder die Telefonnummer noch die Fax-Nummer. Warum?
Antwort: - da es heute mehr Kommunikations-Adressen gibt als im beschränkten Platz in den Masken untergebracht werden können, wird nur eine Auswahl angezeigt. Die Auswahl kann frei definiert werden, sodass jede Firma wählen kann, welche der Adressen angezeigt werden sollen. Wenn diese Auswahl nicht definiert wurde, wird nichts angezeigt.
CRM
Frage: Es gibt einen Menüpunkt „Drucken Geräte pro Kunde“, was bewirkt er?
Antwort: Die Liste ist vor allem für den Aussendienst gedacht. Es wird eine Liste aller Maschinen mit Anschaffungsdatum, Betriebsstunden usw. erstellt und zwar auch der Maschinen, die bei der Konkurrenz gekauft wurden. Vorraussetzung ist, dass im CRM die Datei der Konkurrenzmaschinen gepflegt wird. In dieser Datei können z.B. auch Erinnerungstermine gespeichert werden, z.B. wann es opportun sein könnte, mit einem Konkurrenzkunden wieder Kontakt aufzunehmen, um z.B. über eine Ersatzinvestition seines Konkurrenzprodukts zu sprechen.
Werbung
Frage: Im Kunden- und Lieferantenstamm können Kontaktpersonen definiert werden. Können diese Kontaktpersonen beworben werden?
Antwort: Den Kontaktpersonen können, wie den Adressen auch, Sachmerkmale zugeordnet werden. Über das Programm „Adressen selektieren“ können die Adressen ganz bestimmter Kontaktpersonen auf eine Liste, auf Etiketten oder in Form von Massenbriefen ausgedruckt werden.
Frage: Wie kann später über die Sachmerkmale selektioniert werden, und wie funkioniert der Ausdruck der Adressen ?
Antwort: Es gibt ein universelles Selektionsprogramm, mit dem entweder Adressetiketten, Massenbriefe oder Listen erstellt werden können.
Materialstammverwaltung
Frage: Wie läuft die Steuerung, wenn wir z.B. einen Artikelbereich „Büromaterial“ eröffnen ?
Antwort: Nicht anders als bei jedem anderen Artikelbereich auch.
Frage: Warum empfehlen Sie für die Durchlaufartikel eine eigene Warenhauptgruppe ?
Antwort: Damit sie in den Statistiken separat ausgewiesen werden. Sie können sie aber auch den normalen Warenhauptgruppen zuteilen, nur werden sie dann nicht mehr separat ausgewiesen.
Frage: Bei mir werden keine Selekierfelder angezeigt, warum ?
Antwort: Den Selektierfeldern können je Artikelbereich unterschiedliche Titel und Verhaltensweisen zugeordnet werden. Wenn einem Selektierfeld nichts zugeordnet ist, wird es nicht angezeigt. Wie man die Selektierfelder einrichtet, finden Sie in diesem Kapitel.
Frage: Es gibt einen Menüpunkt „Liste der Artikel-Selektfeldtabellen“, was bewirkt er?
Antwort: Es wird eine Kontrolliste der Selektierfelder des Artikelstamms gedruckt, die je nach Artikelbereich unterschiedlich definiert und gesteuert werden können.
Frage: Obwohl im Artikelstamm ein Hauptlieferant eingegeben ist, muss ich ihn bei der Option 9 im Artikelstamm nochmals angeben, er sollte doch von selber kommen.
Antwort: Der Hauptlieferant kann je Lager anders sein. Es ist also möglich, dass der Hauptlieferant bei einem bestimmten Lager nicht erscheint, weil er dort noch nicht angegeben ist.
Leistungsstammverwaltung
Frage:Warum müssen wir für die Leistungen eine eigene Warenhauptgruppe eröffnen ?
Antwort: Sie können für die Leistungen gleiche Warengruppen wie für die Artikel verwenden, wenn Sie das möchten. Die Umsätze mit Leistungen erscheinen dann aber in der gleichen Warengruppe wie die Umsätze mit Waren.
Karteikasten
Frage: Warum ist in den Karteikarten die Bezeichnung „alle Firmen“ nötig ? Warum wechselt es zum Teil von unserer Firma zur Firma 9999999?
Antwort: Es gibt Codes, die jede Firma individuell einstellen kann, dort muss jede Firma ihre Codes definieren. Es gibt aber auch Codes, die allgemeingültig sind. Damit nicht alle Firmen die allgemeingültigen Codes pflegen müssen, sondern nur eine für alle, wurde für diese Codes die reservierte Firmennummer 999999999 = „alle Firmen“ gewählt.
Aussendienststeuerung
Frage: Wie funkioniert die Provisionierung der Verkäufer und wie erstellt man die Gebiete der Aussendienstmitarbeiter?
Antwort: Der Aufbau der Gebiete der Aussendienstmitarbeiter ist im Kapitel „Aussendienststeuerung“ im Detail beschrieben. Für die Provisionierung der Aussendienstmitarbeiter gibt es mehrere Grundgerippe, die für jeden Fall speziell individualisiert werden, denn unserer Erfahrung nach sind alle Provisionsmodelle zwar ähnlich, aber doch immer wieder unterschiedlich
Auftragsbearbeitung
Preise und Rabatte
Frage: Wie kann ich auf einer Rechnung eine Vorauszahlung in Abzug bringen?
Antwort: Vorauszahlungen werden mit einer Ausnahme gleich behandelt wie Rabatte in Betragsform: im entsprechenden Feld den Betrag mit einem Minuszeichen rechts eingeben. Die Ausnahme betrifft die Behandlung der Mehrwertsteuer: während Rabatte den steuerpflichtigen Betrag reduzieren, tun dies Vorauszahlungen nicht. Im Feld "MWSt-wirks." rechts aussen in der Maske AUF091 muss deshalb das vom Programm automatisch eingesetzte J durch ein N ersetzt werden. Eine umfassendere Antwort finden Sie bei der Beschreibung des Programms AUF091 und dort im Link über die Bemerkungen zur Steuerwirksamkeit.
Abschlagsrechnung
Frage: Wie kann ich eine Abschlagsrechnung erstellen? Es kommt vor, dass man bei Kunden eine Arbeit beginnt und dann muss man auf Wunsch des Kunden die Arbeit unterbrechen.
Antwort: Nehmen Sie einen Artikel "Teilrechnung" oder ähnlich in den Artikelstamm auf. Fügen Sie diesen "Artikel" in den Auftrag ein. Sperren Sie alle anderen Posten mit der Option 22 der Auftragsverwaltung. Rufen Sie die Rechnung ab. Ändern Sie anschliessend den Artikel "Teilrechnung" auf "Abzüglich Teilrechnung" und setzen den Betrag auf negativ. Geben Sie alle gesperrten Artikel wieder frei. Auf der Schlussrechnung werden alle Artikel und Leistungen fakturiert und die Teilrechnung davon in Abzug gebracht.
Frage: Ich habe im Mandantenstamm die Währung gewechselt. Trotzdem kommt in der Preisanzeige bei den Artikeln nach wie vor die alte Währung.
Antwort: Die Währung im Mandantenstamm ist die Firmenwährung. Die Währung, mit dem ein Benutzer arbeitet, kann von dieser Währung abweichen. Deshalb ist bei den Artikelpreisen nicht die Währung im Mandantenstamm, sondern dijenige im Benutzerprofil massgebend.
Plausibilitäten
Frage: In der Auftragserfassung kommt bei einem Artikel, den ich verkaufen will, die Meldung: "Artikel in diesem Lager nicht eröffnet oder falsche Charge/Partie" und ich kann nicht weiterfahren, warum?
Antwort: - Da beliebig viele Lager definiert werden kann, aber nicht zwingend alle Artikel an jedem Lager geführt werden, muss ein Artikel nach seiner Eröffnung noch jedem Lager, an dem er geführt (und bewirtschaftet) werden soll, zugewiesen werden. In Ihrem Fall versuchen Sie, einen Artikel zu verkaufen, der an dem Lager, das Sie in Ihrer Maske angegeben haben, nicht geführt wird. Ein Artikel wird mittels der Option 40 der Artikelstammverwaltung an einem Lager eröffnet.
Frage: In der Auftragserfassung stellt das System von sich aus ein späteres Datum in das Feld "Unser Liefertermin" und ich kann es auch nicht auf das heutige Tagesdatum ändern.
Antwort: Dieser Kunde ist einer Liefertour zugeordnet. Das System schaut in den Tourspezifikationen, wann die nächste Tour für diesen Kunden stattfindet und setzt dieses Datum ein. Es wird immer in der Zukunft liegen, denn wenn auch heute eine Tour wäre, so wird die in der Tour angegebene Ladezeit des Lastwagens dafür sorgen, dass die heutige Tour nicht vorgeschlagen wird.
Darstellungsfragen
Frage: Warum wird in der Auftragserfassung beim Kunden keine Adresse angezeigt?
Antwort: Die Adressen werden in der Adressverwaltung alle gleich erfasst. Da jedoch die Darstellung in den verschiedenen Ländern unterschiedlichen postalischen Vorschriften unterliegen, besteht eine separate Aufbereitungsmaske je Land, durch die die Adresse gezeigt wird. Wenn eine neue Adresse für ein Land erfasst wird, für das noch keine Maske existiert, kann die Adresse nicht angezeigt werden. Benützen Sie den Menupunkt „Adressformatierung“, um einen Eintrag für dieses Land zu erstellen. Sie brauchen die Adresse nicht neu zu erfassen, sobald die Maske vorhanden ist, wird die bereits erfasste Adresse angezeigt.
Bearbeitungsprobleme
Frage: Ein einzelner Auftrag erscheint im Übersichtsbild in Umkehranzeige und kann nicht geändert werden.
Antwort: Ein anderer Mitarbeiter bearbeitet gerade diesen Auftrag, darum ist er für andere gesperrt. Der Auftrag kann als gesperrt hängenbleiben bei nicht ordnungsgemässem Beenden einer Änderung durch Abbrechen, Abstellen des Bildschirms mit dem Satz noch offen, Stromausfall u.ä.). In diesem Falle muss über den Menupunkt „Verwalten Auftragsstatus“ der „Busy-Code“ entfernt werden.
Frage: Ich habe einen Kundenauftrag erfasst, aber er erscheint nicht in der Übersichtsmaske der Kundenaufträge.
Antwort: Um zu verhindern, dass bei technischen Problemen wie z.B. Stromausfall, Leitungsunterbruch, abgestürzter PC usw. Kundenaufträge in undefiniertem Zustand zurückbleiben, werden sie erst aktiviert, wenn die Prozesskette voll durchlaufen ist, d.h. der Kundenauftrag vollständig erfasst ist. Für technisch Interessierte: es wird in der ersten Maske der Prozessbeschreibung der Auftragsbearbeitung ganz am Schluss das Programm AUFAKT eingefügt. Dieses Programm fügt in den Kontrollsatz des Kundenauftrags ein "A" für "aktiv" ein. Erst wenn dieses "A" eingefügt wurde, erscheint der Kundenauftrag in der Übersichtsmaske.
Es gibt zwei Möglichkeiten, das Problem zu beheben:
- der Kundenauftrag wird nochmals erfasst.
- mit dem Menupunkt "Retten abgebrochene Aufträge" kann der Auftrag aufgerufen und mit der Option 2 bis zum Punkt, an dem der Stromausfall eintrat, durchlaufen und dann der Rest erfasst werden. Falls bereits ein Ersatzauftrag erfasst worden ist, kann der abgebrochene Auftrag auch mit der Option 4 definitiv gelöscht werden. Dabei werden eventuell schon abgebuchte Artikel wieder zurückgebucht.
Frage: Die Lieferscheine, Rechnungen etc. werden falsch sortiert.
Antwort: Es kann eingestellt werden, ob diese Dokumente nach Artikelnummer, Lagerfachnummer, Sortierfolgenummer oder nach Zugangsreihenfolge sortiert haben möchte. Stellen Sie die Sortierhilfe in Karteikarte 155 entsprechend ein.
Frage: Ich habe dem Kunden eine Auftragsbestätigung gesandt, dann machte er eine Änderugn am Auftrag. Wie kann ich die angepasste Auftragsbestätigung nochmala abrufen?
Antwort: Mit der Option 22 in der Übersichtsmaske "Arbeiten mit Kundenaufträgen".
Versand der Dokumente
Frage: - ich möchte eine Auftragsbestätigung per e-mail senden. Ich habe meine e-mail-Adresse in der Karteikarte 101 und die Kunden e-mail Adresse in den Kommunikationsadressen richtig eingetragen, trotzdem kommt keine Auftragsbestätigung per e-mail?
Antwort: - haben Sie in der Karteikarte 350 angegeben, dass das Dokument per e-mail gesandt werden darf?
Mehrwertsteuer
Frage: - Ich möchte einem Kunden für 2006 eine Gutschrift erstellen, um einen OP zu tilgen. Damals galt aber noch 16% Mehrwertsteuer, ab 2007 ja 19%.
Wie kriege ich das nun hin? Wenn ich eine Gutschrift (Leistung) schreibe, als Bestell/Liefer/Wunschtermin 31.12.2006 eintrage und dann per Option 22, Auswahl 6 die Gutschrift drucke, wird per heute gebucht und 19% verwendet.
Antwort - Die MWSt-Verrechnung funktioniert datumgesteuert. Wenn in der MWSt-Tabelle 19% ab 1.1.2007 und 16% bis 31.12.2006 definiert ist, sollte das Programm 16% nehmen, falls im Bestell/Liefer/Wunschtermin 31.12.2007 angegeben wird. Ist aber der 16% Satz in der MWSt-Tabelle nicht ausgefüllt, dann nimmt das Programm auf jeden Fall die 19%.
Das Datum der Verbuchung der Rechnung/Gutschrift erfolgt mittels eines Verarbeitungsdatums, das beim Druck mitgegeben werden kann. Wird nichts angegeben, wird das Tagesdatum angenommen.
Fakturierung
Frage: - Ich habe nach dem Einrichten der Umgebung eine erste Rechnung abgerufen und das System weist die Umsatzsteuer am Ende der Rechnung nicht aus.
Antwort: - Sie haben in dieser Rechnung einen Mehrwertsteuercode verwendet, der mit Umsatzsteuer inbegriffen fakturiert. Im Artikelstamm befinden sich zwei Vorschlagswerte für die Mehrwertsteuer. Je nach Kundengruppe wird der eine oder andere vorgeschlagen, der aber in der Auftragserfassung noch geändert werden kann. Wird ein Code "MWSt inbegriffen" verwendet, wird dem Preis die MWSt zugeschlagen und dieser Preis dann auf die Rechnung gesetzt.
Frage: - Der Minimalfakturenbetrag stimmt nicht.
Antwort: - Kontrollieren Sie die Karteikarte 312, kontrollieren Sie den Kleinauftragszuschlagscodes im Kundenstamm. Gewisse Kunden können nämlich ausgenommen werden.
Frage: - Ich habe einen Auftrag mit einem Mehrwertsteuercode plus 16% erfasst. Auf der Rechnung erscheint zwar der Text des entsprechenden Codes, aber es wird kein Mehrwertsteuerbetrag berechnet und er fehlt auch im Schlussbetrag.
Antwort: - Prüfen Sie die Definition des entsprechenden Mehrwertsteuer Codes, Sie haben vermutlich bei der Frage "Differenzbesteuert" mit Ja geantwortet.
Frage: - Ich möchte eine Rechnung drucken, aber es kommt keine Rechnung.
Antwort: - Das System kennt mehrere Gründe, warum eine Rechnung trotz Abruf nicht erstellt wird. Es sendet dann auch eine entsprechende Meldung, wenn die Rechnung interaktiv abgerufen wird, im Batchbetrieb erscheint keine Meldung. Mögliche Ursachen sind:
- der dem Kunden zugesagte Liefertermin ist später als das Verarbeitungsdatum
- als zwingend in der Auftragsart definierte Formulare wie LS, Picking Slip usw. sind noch nicht gedruckt
- beim Kunden ist im Kundenstamm definiert, dass er Monatsrechnungen bekommt
- der Fakturensperrcode steht auf ‘X’, oder es ist ein sonstiger Sperrgrund vorhanden wie fehlender Preis bei einem Artikel usw.
Auftragsbestätigung
Frage: - Warum wird auf der Auftragsbestätigung beim Termin z.B. "ca. Anfang Januar 2009" angedruckt, obwohl ich einen genauen Termin eingegeben habe. Den Satz "Ca. Januar 2008" kann ich ja gar nicht eingeben, woher holt er sich das?
Antwort: - Eine tagesgenaue Liefer-Terminangabe auf Auftragsbestätigungen ist riskant, denn der Kunde könnte auf Schadenersatz klagen, wenn dieser Termin nicht eingehalten wird. Siehe dazu auch den Abschnitt "Die Zeile "Versandart: Express, Transport zu Ihren Lasten, Liefertermin ca. Ende Dezember 2006 " bei Rechnungsparameter
Investitiongüter
Frage: Die F4 auf dem Feld „Maschine gemäss Anlagebuchhaltung“ bringt ein leeres Fenster.
Antwort: Prüfen Sie, ob die Maschinen in der Anlagebuchhaltung mit der richtigen Kategorie (Produktionsmaschinen) erfasst wurden. Prüfen Sie weiter, ob diese Kategorie in der Karteikarte 484 ein J in der Kolonne „in Maschinenfenster anzeigen“? hat.
Frage: Warum werden die verkauften Geräte nicht angezeigt, obwohl im „Arbeiten mit Geräten“ kein Selektionscode ausser dem Gerätebereich angegeben ist?
Antwort: Es gibt einen Parameter „GERÄTE ANZEIGE“, mit dessen Hilfe grundsätzlich gewisse Maschinenkategorien von der Anzeige ausgeschlossen werden können.
Frage: In der Maske "Arbeiten mit Geräten" erscheinen nicht alle Geräte.
Antwort: Prüfen Sie den Parameter "STATUSCD", ob Sie gewisse Gerätekategorien aus der Anzeige als "auszuschliessen" definiert haben.
Frage: Wie funktioniert das System mit der Inventarnummer ? Wird die Inventarnummer bereits bei der Lieferantenbestellung eröffnet? Wann wird die Inventarnummer dem Kunden zugeordnet ?
Antwort: Die Inventarnummer ist eine eindeutige Nummer, die vom System jedem Gerät zugeteilt wird, und zwar entweder bei der Bestellung im Lieferwerk oder beim Vorverkauf. Dem Kunden wird sie im Moment des Verkaufs zugeteilt, da dort aus dem Bestand der vorhandenen oder bestellten Maschine eine ausgewählt und dem Kunden verkauft wird.
Frage: In der Karteikarte 013 sind Stati definiert: gilt der Code „bestellt“ auch für Bestellungen von Kunden bei uns?
Antwort: Nein, der Status ist immer von uns aus gesehen. In einem solchen Fall wäre der Status „bestellt, verkauft“ oder „am Lager, verkauft“ geeignet.
Frage: Es gibt einen Menüpunkt „Drucken Geräte pro Kunde“, was bewirkt er?
Antwort: Die Liste ist vor allem für den Aussendienst gedacht. Es wird eine Liste aller Maschinen mit Anschaffungsdatum, Betriebsstunden usw. erstellt und zwar auch der Maschinen der Konkurrenz gekauften Maschinen, wenn im Marketingsystem die Datei der Konkurrenzmaschinen gepflegt wird.
Frage: Wie kann ich einen irrtümlichen Verkauf einer Maschine rückgängign machen?
Antwort: Wenn eine Maschine zum Verkauf oder zur Vermietung erfasst wird, erscheint ein Zwischenbild, in dem die Disposition der Maschine angezeigt wird.
Dieses Dispositionsbild zeigt zum Beispiel bei Mietmaschinen alle Zeitabschnitte, in denen die Maschine schon verplant ist, an. Bei Neumaschinen zum Verkauf ist das Dispositionsbild noch leer oder es ist auch denkbar, dass die Maschine einen "Verkauft-Eintrag" und anschliessend einen "Gutschriftseintrag" zeigt, z.B. wenn irrtümlich eine falsche Maschine geliefert und dann wieder zurückgenommen wurde.
Das Ziel dieses Zwischenbildes ist es, zu verhindern, dass eine Maschine, die bereits verkauft ist, nochmals verkauft, oder eine Maschine, die schon vermietet ist, in der gleiche Periode nochmals vermietet wird.
Wenn nun aus irgendwelchen Gründen doch eine bereits verkaufte Maschine nochmals zum Verkauf erfasst wird (Fehlmanipulation), kann der Auftrag wieder aufgerufen und die Maschine mit der F10 gelöscht werden. Alle Konfigurationsänderungen, die in diesem Auftrag erfasst worden waren, werden wieder rückgängig gemacht inklusive aller Lagerbuchungen, die bereits erfolgt sein sollten.
Einkaufsbestellungen
Frage: Auf unseren Lieferantenbestellungen wird keine oder eine falsche Rechnungsempfänger-Adresse vorgeschlagen und wir müssen jedesmal unsere eigene Adressnummer darübertippen.
Antwort: Setzen Sie im Parameter "RECHNUNGSEMPF-L" in der numerischen Antwort Nr. 1 diejenige Adressnummer ein, die die Lieferantenrechnungen erhalten soll, also normalerweise der Mandant.
Frage: Auf unseren Lieferantenbestellungen wird keine oder eine falsche Liefer-Adresse vorgeschlagen und wir müssen jedesmal unsere eigene Adressnummer darübertippen.
Antwort: In der Lagerbeschreibung desjenigen Lagers, für das Sie bestellen, fehlt die Adressnummer des Lagers.
Frage: In der Bestellerfassung kommt bei einem Artikel, den ich einkaufen will, die Meldung: "Artikel in diesem Lager nicht eröffnet oder falsche Charge/Partie" und ich kann nicht weiterfahren, warum?
Antwort: - Da beliebig viele Lager definiert werden kann, aber nicht zwingend alle Artikel an jedem Lager geführt werden, muss ein Artikel nach seiner Eröffnung noch jedem Lager, an dem er geführt (und bewirtschaftet) werden soll, zugewiesen werden. In Ihrem Fall versuchen Sie, einen Artikel einzukaufen, der in dem Lager, das Sie in Ihrer Maske angegeben haben, nicht geführt wird. Ein Artikel wird mittels der Option 40 der Artikelstammverwaltung an einem Lager eröffnet.
Frage: - ich möchte eine Lieferantenbestellung oder Angebotsanfrage peer e-mail senden. Ich habe meine e-mail-Adresse in der Karteikarte 101 und die Lieferanten e-mail Adresse in den Kommunikationsadressen richitg eingetragen, trotzdem kommt keine e-mail Bestellung?
Antwort: - haben Sie in der Karteikarte 350 angegeben, dass das Dokument per e-mail gesandt werden darf?
Frage: - ich hatte vergessen, in den Einkaufskonditionen des Artikels die Felder "Pro" und "Mengeneinheit" auszufüllen. Ich bemerkte die, weil auf der provisorischen Lieferantestellung diese Daten nicht angedruckt wurden. Ich habe die Daten im Artikelstamm richtiggestellt und die Probestellung noch einmal gedruckt. Aber die Daten kommen immer noch nicht. Warum?
Antwort: - das Druckprogramm holt seine Daten nicht aus dem Artikelstamm, sondern aus den Daten, die der Benutzer eingegeben hat. Der Grund liegt darin, dass es ja möglich ist, in der Lieferantenbestellung den Preis, die Mengeneinheiten zu ändern. Also müssen diese Daten angedruckt werden und nicht die, die sich im Artikelstamm befinden. Am besten löschen Sie die Bestellung und erstellen Sie sie nochmals neu.
Wareneingangskontrolle
Frage: Wie funkioniert die Wareneingangskontrolle von den Fakturawerten her ?
Antwort: Siehe den Abschnitt Beschaffungswesen
Frage: Wohin resp. auf welche Konto wird der Lagereingang gebucht?
Antwort: Der Kreditor auf das Konto, das im Kontenpan als Krediorenkonto gekennzeichnet ist, es sei denn, es ist im Lieferantenstammsatz ein spezielles Kreditorenkonto angegeben. Der Aufwand auf die Konten, die der Warenhauptgruppe in den Karteikarten 110 und 100 zugeteilt sind.
Lagersteuerung
Frage: Wie kann ein Lager gelöscht werden, z.B. bei irrtümlicher Eröffnung dieses Lagers ?
Antwort: Mit der Option 4 in der Maske der Lager. Falls buchmässig noch Ware an dem zu löschenden Lager vorrätig ist, ist ein Löschen nicht möglich. Die Ware muss erst an ein anderes Lager transferiert werden.
Aussendienststeuerung
Investitionsgüter
Hilfsbuchhaltung
Allgemein
Frage: Wenn ich Debitoren- oder Kreditorenrechnungen erfassen will, kommt eine Dezimaldatenfehlermeldung.
Antwort: Der Geschäftsjahreskontrollsatz für die entsprechende Periode ist nicht eröffnet.
Frage: Wie kann ich eine Gutschrift an einen Debitor auszahlen, also nicht verrechnen mit einer Kreditorenrechnung.
Antwort: Rufen Sie die Gutschrift im Zahlungserfassungprogramm Debitoren auf und bearbeiten Sie sie mit dem Transaktionscode 7 (Rückzahlung einer Gutschrift oder einer Vorauszahlung). Wie es dann weitergeht, lesen Sie im Abschnitt Kreditoren-Zahlvorschlag_bearbeiten.
Debitorenbuchhaltung
--> Zahlungserfassung
Frage: - Wie kann ich eine Vorauszahlung eines Kunden eingeben?
Antwort: - Im Zahlungserfassungprogramm gibt es den Transaktionscode 5 (Vorauszahlung). Rufen Sie wie üblich das Debitorenkonto auf, geben mit dem Transaktionscode 5 den Betrag und die Zahlstelle ein und drücken Sie Eingabe. Das System bildet einen Buchungssatz "Zahlstelle an Vorauszahlungen Kunden", wobei das Konto der Kundenvorauszahlungen vom System über die Kontenart 007 gefunden wird. Alternativ kann eine ganz normale Haupt- oder Kassenbuchung vorgenommen werden, wobei aber zwingend das Konto mit der Kontenart 007 verwendet werden muss, da die Verrechnung einer Vorauszahlung über die Auftragserfassung (siehe Programm AUF091) dieses Konto wieder entlastet. Siehe auch Vorauszahlungen
Frage: - Ein Kunde zahlt im Einverständnis mit der Geschäftsleitung nur 5'000.--, obwohl die Rechnung 7'000.-- lautet. Wie kann ich diese 2'000.-- als negativen Ertrag buchen?
Antwort: - Im Zahlungserfassungprogramm mit dem Transaktionscode 3 (Ausgleich). Bei der Zahlstelle geben Sie 5'000.-- ein, in der nächsten Zeile drücken Sie die F4 zweimal, um den Kontenplan aufzurufen. Dort wählen Sie das gewünschte Konto aus. Sie können auf diese Art alle denkbaren Buchungssätze bilden, die es ausser Skonto sonst noch gibt, z.B. Abzug für Palettenretoure.
Frage: - Ein Kunde hat bar bezahlt und ich habe diese Zahlung im Zahlungserfassungsprogramm erfasst. Warum erscheint sie nicht im Kassenbuch?
Antwort: - Bewegungen, die nicht im Kassenbuch erfasst werden, dürfen auch nicht im Kassenbuch erscheinen, sonst wäre ja der zugesicherte alleinige Verantwortungsbereich über das Kassenbuch nicht gegeben. In dieser Situation hätten Sie die Zahlung besser über das Kassenbuch erfasst. Der Saldo des Kassenbuchs stimmt aber wieder, sobald Sie am Monatsanfang mittels der F7 die Zeilen des Vormonats löschen. Denn mit F7 gibt man an, bis zu welchem Datum die Buchungen "gelöscht" werden sollen, normalerweise die des Vormonats. (Die Buchungen werden nicht in der Buchhaltung gelöscht, sondern nur aus dem Kassenbuch entfernt.) Nach dem Entfernen der Kassenbuchzeilen wird der neue Saldo in die Zeile 1 als Anfangssaldo aus dem Konto errechnet. Ab dann ist die über Debitorenzahlungspogramm erfasste Zahlung im Anfangssaldo enthalten, vorausgesetzt, Sie haben im Debitorenzahlungserfassungsprogramm auf das gleiche Konto gebucht, auf die das Kassenbuch gesteuert wird.
--> Mahnwesen
Frage: - Wie kann ich dafür sorgen, dass bereits die zweite Mahnung die letzte Mahnung ist, oder umgekehrt, dass die vierte Mahnung die letzte ist?
Antwort: - Dies wird in der Karteikarte 289 gesteuert. Weitere Informationen finden sie hier.
Frage: - Auf den Mahnungen werden keine Texte gedruckt oder die Texte sind in der falschen Sprache.
Antwort: Je nach Mahnstufe und Sprachcode des Kunden werden unterschiedliche Mahntexte gedruckt. Dies erfolgt durch Einträge in Karteikarten, in der Konserventextdatei und in der Konstantendatei. Details finden Sie hier.
Frage: - Wie kann ich eine dritte Mahnung früher ausdrucken als dies nach dem normalen Mahnrythmus der Fall wäre?
Antwort - Nach jeder Mahnung wird in den gemahnten Satz ein Mahnsperrdatum geschrieben, das sich aus dem Datum des Drucks der Mahnung plus dem Mahnabstand im Kundenstamm errechnet. Dieses Mahnsperrdatum muss gelöscht werden. Das Programm "Arbeiten mit offenen Posten" kann dazu verwendet werden. Ausserdem kann die Mahnstufe verändert werden, z.B. um eine dritte Mahnung das zweite Mal abzurufen.
Kreditorenbuchhaltung
Frage: Ich habe ein Problem festgestellt bei den Kreditoren. Wenn ich dort eine Kreditoren-Rechnung erfasse und buche, so verbucht es die MWSt. falsch. Auf dem Kreditoren-Sammelkonto wird der Rechnungsbetrag ohne MWSt. verbucht, was falsch ist, dort müsste es ja den ganzen Rechnungsbetrag verbuchen. Auf den Aufwandskonten wird dann die MWSt. doppelt abgezogen, wahrscheinlich rechnet das System dann nochmals 16% ab vom Betrag auf dem Sammelkonto.
Antwort In der Mehrwertsteuertabelle fehlt der MWSt-Code 10 (von der Mehrwertsteuer ausgenommen). Dieser Code muss zwingend vorhanden sein.
Frage: Wie behandle ich in der Kreditorenbuchhaltung Einzugsermächtigungen?
Antwort: Meist erhalten Sie von der Bank einen Abbuchungsbeleg. Da dann die Abbuchung in der Vergangenheit liegt, braucht die Bewegung nicht mehr über die Kreditorenbuchhaltzung zu laufen, sie kann direkt im Hauptbuch verbucht werden, so, wie z.B. andere Bankspesen auch. Denn die Kreditorenbuchhaltung dient ja nur folgenden Zwecken:
- Übersicht über Verbindlichkeiten
- Reduktion des Arbeitsaufwands für die Kreditorenzahlungen.
Ein Gesichtspunkt könnte jedoch dafür sprechen, dass doch über die Kreditorenbuchhaltung gebucht werden sollte: wenn man im den Kreditoreninformationen den gesamten Umsatz dieses Lieferanten ausgewiesen haben möchte.
Es sollte dann im Lieferantenstamm eine Abbuchungszahlstelle eingegeben werden, denn dies verhindert, dass Rechnungen, für die Einzugsermächtigungen erteilt wurden, vom System zur Zahlung vorgeschlagen werden.
Hauptbuchhaltung
Frage: Wenn ich bei der Erfassung von Hauptbuchungen die Option "Eröffnungsbuchungen" wähle, fehlt bei mir in der ERfassungsmaske der rote Text "Eröffnungsbuchung".
Antwort Dieser Text sollte in den Listenkonstanten in mehreren Sprachen vorhanden sein. Prüfen Sie deren Vorhandensein über den Menupunkt "Verwalten Listenkonstanten". Unter der Konstantennummer 1024 muss der Text "Eröffnung" und unter der Konstantenummer 1040 der Text "Eröffnungsbuchung" zu finden sein.
Frage: Warum wird im Hauptbuch bei den Zahlungen der Buchungstext um eine Stelle nach rechts verschoben angezeigt?
Antwort: Je nach Transktionscode wird ein Konserventext eingeschoben, z.B. Zahlung. Wenn aber der Konserventext nicht vorhanden ist, entsteht eine Leerstelle. Einrichten des Konserventexts:
- Einrichten einer Pseudoformularart AL in Karteikarte 350 mit dreimals FILPGM
- Einrichten eines Konserventitels mit ZAHLUNG, AL und Sequenznummer 1
- Eintrag des gewünschten Konserventextes unter den obigen Daten.
Frage: - In der Bilanz erscheinen Buchungen im Lager, deren Herkunft ich nicht verstehe.
Antwort: - In der Prozess-Steuerung des Auftragswesens gibt es eine Frage, ob während der Fakturierung neben dem Erlösbuchungssatz noch der Aufwandbuchungssatz generiert werden soll. Lesen Sie dort die Diskussion, ob dies für Ihre momentane Situation sinnvoll ist oder nicht.
Statistik
Frage: - In den Kundeninformationen stimmt die Umsatzanzeige nicht. Der Umsatz zeigt jeden Monat die gleiche Zahl.
Antwort: - Es gibt zwei Anzeigearten, die monatliche und die kumulative. Wenn in der monatlichen Anzeige der Kunde z.B. im Januar Umsatz hatte und dann erst im März wieder, wird jeder Monat mit der effektiven Zahl angezeigt, im Februar also Null. Bei der kumulativen Anzeige wird im Feburar der gleiche Betrag gezeigt wie im Januar und erst im März erscheint eine höhere Zahl, die dann, falls wir kalendermässig im März stehen, dann in allen Folgemonaten gleich ist.
