Erste Schritte
aus ASP-XTend, der freien Wissensdatenbank
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Checkliste für die Individualisierung des Systems
Zuerst ein Hinweis: denken Sie daran, dass ASP-XTend ein umfassendes betriebswirtschaftliches System ist, das von der Aussendienstmarktbearbeitung und dem CRM über Vertrieb, Beschaffungswesen, Lagerbewirtschaftung, Finanz- und Personalwesen reicht. Zur Individualisierung des Systems ist also eine Reise durch alle diese Gebiete notwendig und entsprechend umfangreich. Der Lohn jedoch, wenn Sie fertig sind, ist ein völlig integriertes System, das Arbeit spart und Fehler vermeidet im Vergleich zu einer Reihe von Einzellösungen, in denen der Datenaustausch von Hand erfolgen oder einzelne Arbeiten doch wieder mit EXCEL oder andern Hilfsprogrammen erledigt werden müssen.
Mandant
Wir haben Ihnen einen Mandanten eröffnet. Sie müssen jedoch noch das Buchungsfenster auf das aktuelle Datum einstellen, Ihre Mehrwertsteuernummer und eventuell Ihre Mehrwertsteuerpauschale eingeben. Informieren Sie sich bei dieser Gelegenheit auch über die Funktion des Geschäftsjahreskontrollsatzes. Informieren Sie sich auch ganz zu Anfang über die Funktion der F4, die hilfreichste aller Funktionstasten.Auf der Ebene des Mandanten gibt es eine Option "Vorgabedaten". Geben Sie dort Werte ein, dann werden sie in den verschiedenen Stammerfassungsprogrammen vorgeschlagen, was am Anfang, wenn die Stammdaten noch heftig erfasst werden, Arbeit spart.
Kontenplan
In ASP-XTend sind in einem separaten Bereich folgende Kontenpläne enthalten:- der Standardkontenplan für Frankreich
- zwei Kontenpläne für Deutschland zur Auswahl (DATEV)
- der Standarkontenplan für Polen
- zwei Kontenpläne für die Schweiz (Käfer und KMU)
Sie müssen einen dieser Kontenpläne aktivieren. Selbstverständlich können Sie einen eigenen Kontenplan erfassen, falls die vorgespeicherten Kontenpläne nicht passen.
Mehrwertsteuertabelle
Wir haben Ihnen eine ausgefüllte Mehrwertsteuertabelle installiert. Keine Angst, es wird Ihnen nicht unbedingt die hier abgebildete Mehrwertsteuertabelle präsentiert, sondern diejenige für Ihr Land. Überprüfen Sie sie in Ihrer Umgebung, ob alle Ihre Geschäftsvorfälle damit abgedeckt sind. Beachten Sie, dass für die Mehrwertsteuercodes die Zahlen 1 - 19 verwendet werden müssen und für die Vorsteuercodes die Zahlen 20 - 50.
Kunden und Lieferanten
Anschliessend sind die Kunden und die Lieferanten anzulegen. In ASP-XTend gibt es aber nicht nur eine Kunden- und Lieferantendatei, sondern deren drei. Denn weder bei den Kunden noch bei den Lieferanten ist die Adresse gespeichert, die Adresse liegt in einer dritten Datei. Dies hat viele Vorteile, führt aber zu einer etwas speziellen Bedienung (siehe hier unter dem Stichwort F6).Beachten Sie, dass in fast allen Feldern die F4 aktiv ist, eine grosse Hilfe für den Anfänger, denn die dahinter liegenden Daten geben gute Hinweise auf die Art der Daten, die das Feld erwartet.
Karteikasten
Dies führt über zu den Karteikarten, in denen alle Stammdaten gespeichert sind, die nicht als Kunde, Lieferant, Artikel, Personal eingeordnet werden können. Die ca. 800 Karteikarten befinden sich in einem Karteikasten. Sie finden darin Beispieldaten zur besseren Orientierung, was damit gemeint ist, Sie sollten sie jedoch im Laufe der Zeit an Ihre Bedürfnisse anpassen. So sind z.B. in einer Karteikarte die Zahlungskonditionen, in einer anderen die Währungen mit ihren Kursen, in einer dritten die Masseinheiten mit ihren Abkürzungen gespeichert usw.Artikelstamm
Ein besonders umfangeiches Kapitel ist der Artikelstamm. Er hat viele Façetten, denn er genügt den einfachen Bedürfnissen des Konsumgüterhandels wie auch den erhöhten Ansprüchen (Stücklisten, Konfigurationen usw.), die der Investitionsgüterhandel oder die verarbeitende Industrie an ihn haben. Aber keine Sorge: Sie brauchen nicht, wenn Sie einfache Bedürfnisse haben, sich durch den ganzen Artikelstamm hindurchzukämpfen. Durch Konfiguration des Systems sehen Sie nur die Masken, die Sie benötigen. Kontaktieren Sie uns, im Rahmen der Einführung besprechen wir mit Ihnen, was Sie benötigen. Einen Überblick über die Einrichtemöglichkeiten finden Sie aber auch hier.
Leistungen
Verkaufen Sie nicht nur Artikel, sondern auch Leistungen, werden diese auch angelegt, jedoch ist ihre Anlage einfacher als die der Artikel, denn es gibt dort keine Lagerbewirtschaftung, keine Stücklisten usw.
Adressformatierung
Die gleiche Adresse muss je nach Zielland unterschiedlich dargestellt werden, um den postalischen Vorschriften zu entsprechen. Bei jeder Adressdarstellung holt sich das System die vom Benutzer hinterlegten Formatierungsregeln und bereitet dann die Adresse entsprechend auf. Wenn das System keine Formatierungsregeln findet, kann es die Adresse nicht anzeigen. Bitte legen Sie also die Regeln für jedes Zielland, in dem Sie Kunden und Lieferanten haben, fest. Wenn bei einem Kunden oder Lieferanten in einem Programm nur seine Nummer, aber nicht die Adresse angezeigt wird, fehlt für das entsprechende Land noch das Adressformat.
