aus ASP-XTend, der freien Wissensdatenbank

Einleitung

In jedem Betrieb fallen zwei Arten Dokumente an:

• Selbstproduzierte, wie Prüfvorschriften, Montageblätter, Rezepturen, Mischblätter usw.
• Von aussen kommende, die es wert sind, abgelegt zur werden.

Wenn diese Dokumente eingescannt werden, sorgen moderne Retrieval-Systeme für deren Archivierung und das Wiederauffinden.

Was aber, wenn es Dokumente wie Broschüren, Handbücher, Bedienungsanleitungen usw. gibt, die es sich nicht lohnt, einzuscannen? Oder wenn kein modernes Retrieval-System zur Verfügung steht?

ASP-XTend bietet für diese Zwecke ein allen zugängliches Ablagesystem, in dem jeder das findet, was er sucht, auch wenn die unterschiedlichsten Mitarbeiter diese Dokumente archivieren.

Dieses System heisst KWIC, eine Abkürzung für Key Words In Context.

Detailbeschreibung

Voraussetzung

KWIC ist ein "chaotisches" Ablagesystem. Es ist eine Abkürzung von "Key Words In Context". Es herrscht im Ablagesystem selbst keine Ordnung, die Ordnung wird durch den separaten KWIC-Index hergestellt.

KWIC benötigt eine oder mehrere Hängeregistraturen, die beliebig viele fortlaufend nummerierte Hängemappen enthält. Zusätzlich werden auch nummerierte Ordner unterstützt.

Arbeiten mit dem KWIC

KWIC wird mit dem Menupunkt: KWIC aufgerufen. KWIC bringt folgende Übersichtsmaske:

WRKWIC                 Arbeiten mit dem KWIC-Index  nach Beschreibung 11.09.08 
RAN                    Demo-Firma                                     13:07:53 
                                                                               
Auswahl eingeben und Eingabe drücken    Suchbegriff . . . .                    
2=Ändern                                                                       
                                                                               
Opt Beschreibung                                                  Stk  Sl  HM  
    Abonnementsverwaltung                                           2   1  21  
    Adressen, Werbung und Kundenstamm                               1   1  17  
    Anlagebuchhaltung                                               1   1   9  
    Auftragsbearbeitung                                             1   1   3  
    Aussendienststeuerung                                           1   1   1  
    Buchhaltung                                                     1   1   8  
    Budgetkontrolle                                                 2   1  27  
    Einkaufswesen                                                   1   1   4  
    EASY/400                                                        1   1  18  
    Filialbuchhaltung                                               1   1  14  
    Inventur                                                        1   1  13  
    Kontierung                                                      1   1  15  
    Kreditoren                                                      1   1   7  
    Lohn+Gehalt                                                     2   1  2 + 
F3=Beenden  F6=Erstellen  F7=Listendruck  F11=Mehrzeilig                       
F16=Mappe/Text  F19=Meld. anz.  F20=Parameter

Optionen

• 2=Ändern - ruft den mit 2 markierten Eintrag auf, um ihn zu ändern oder zu löschen.

Befehlstasten

• F6=Erstellen - erlaubt, einen neuen Eintrag einzuspeichern.
• F7=Listendruck - dies ist der eigentliche Zweck des Programms, das Erstellen eines Indexes in Form einer Liste, in der der Suchende den Ablageort des gesuchten Dokuments aufgrund von Stichworten findet. Am Ablageort ist also kein Bildschirm notwendig.
• F11=Mehrzeilig - zusätzlich die Stichworte anzeigen
• F16=Mappe/Text - Sortierfolge nach Ablageort ändern.