Die Bedienung von ASP-XTend
aus ASP-XTend, der freien Wissensdatenbank
| Inhaltsverzeichnis |
Vorbemerkung
ASP-XTend läuft auf Grosscomputern und nicht auf Windows oder Linux, ist also gegen Hacker, Viren, Datendiebstahl etc. unempfindlich. Es ist für die schnelle Verarbeitung von Massendaten mit Datenbeständen, die ohne weiteres mehrere Millionen Datensätze je Datei übersteigen können, konzipiert.
ASP-XTend kann wahlweise mit einer graphischen Oberfläche
oder einer zeichenorientierten Benutzeroberfläche
betrieben werden. Bei Benutzern, die noch nie mit Grosscomputern in Berührung gekommen sind, entsteht erfahrungsgemäss beim ersten Anblick einer zeichenorientierten Benutzeroberfläche folgende Analogie:
- zuerst war DOS, dann kam Windows. Windows ist benutzerfreundlich und zudem attraktiv, DOS ist es nicht, zudem ist DOS veraltet.
- also ist ASP-XTend veraltet.
Machen Sie nicht diesen Analogie-Fehler: die zeichenorientierte Oberfläche der Grosscomputer ist n i c h t DOS.
Es handelt sich im Gegenteil um hochmoderne Betriebssysteme, die viel ausgereifter und sicherer sind. Sicherheitslöcher für Viren und Trojaner etc. gibt es nicht. Sie sind dank vieler eingebauter Hilfefunktionen mindestens so bedienerfreundlich wie graphische Oberflächen. Die zeichenorientierte Oberfläche ist tatsächlich nicht attraktiv, dafür aber schnell, und das ist es, worauf es im professionellen Umfeld ankommt. Rechnen Sie sich die Personalkosten aus, wenn eine Oberfläche etwa 40 - 50 % schneller ist. Dann wird Ihnen schnell klar, warum sich die graphische Oberfläche auf Grosscomputern nicht durchgesetzt hat. Bei einem System, an dem Hunderte von Mitarbeitern tätig sind, würden die Personalkosten mit einer graphischen Oberfläche geradezu explodieren.
Wie schon gesagt, kann aber das System mit graphischer Oberfläche bedient werden, um Bedienern, die trotz dieser Überlegungen mit graphischer Oberfläche arbeiten möchten, entgegen zu kommen.
Ein wichtiger Aspekt ist auch, dass diese Betriebssysteme, wie schon erwähnt, im Gegensatz zu Windows und UNIX von Viren, Trojanischen Pferden und Ähnlichem nicht befallen werden können, da dort Schutzmechanismen bestehen, die bei Windows und UNIX fehlen. Probleme wie Abstürze, Datenverluste usw. sind in diesem Umfeld unbekannt.
Ein weiterer Unterschied ist die grosse Menge an Programmen, die in Grosscomputern üblich ist (oft mehrere tausend). Für deren Anordnung auf einem Workplace in Form von Icons, wie dies bei PC's üblich ist, fehlt einfach der Platz. Darum wurden dort schon immer Menus eingesetzt.
Zuerst eine Begriffsklärung: - in der Terminologie der Midrangesysteme und Mainframes wie die IBM AS/400 eines ist, ist ein Menu
- eine Liste mit Programmaufrufen, analog der Funktion in Windows "alle Programme".
- und nicht, wie in der Windowswelt, eine Reihe von Optionen eines einzelnen Programms.
Das, was bei Windows, Linux usw. "Menu" genannt wird, bezieht sich auf die Funktionen eines einzelnen Progamms. Bei den Midrange- und Grosscomputern werden aber diese Einzelfunktionen "Optionen" (des jeweiligen Programms) genannt.
Man kann übrigens gut verfolgen, dass in der Windows-Welt dadurch, dass man zu Beginn der Windowsentwicklung die Optionen eines Programms als Menu bezeichnete, mit der Zunahme der Anzahl Programme ein Terminologie-Problem entstand. Denn der Begriff "Menu" war besetzt und konnte nicht mehr für etwas anderes verwendet werden. Der Ausweg bestand darin, dass man etwas schuf, das "Alle Programme" heisst und genau das darstellt, was bei den Gross-Systemen seit jeher schon "Menu" hiess.
Während es aber in Windows nur ein Exemplar des "Alle Programme" gibt, lassen sich in ASP-XTend beliebig viele Menus definieren, eines für jeden Benutzer oder jede Benutzergruppe, wie z.B. für die Debitoren-, die Kreditoren- und die Hauptbuchhaltung, für das CRM, die Verkaufs- und Einkaufsabteilung usw. Dies trägt zu einem schlanken System (jeder Benutzer sieht nur die Menupunkte, die er wirklich braucht) und zum Datenschutz (Programme, die der Benutzer nicht sieht, kann er auch nicht aufrufen) bei.
Die Anmeldung am System
Wenn Sie das Icon "ASP-XTend" auf dem Desk-Top Ihres PC's anklicken, erscheint folgende Anmeldemaske:
Es wurden Ihnen ein Benutzername und ein Kennwort zugewiesen. Geben Sie beide ein. Gewöhnen Sie sich nicht nur hier, sondern generell an, nicht die Maus zu benützen, um vom Feld Benutzername ins Feld Kennwort zu wechseln, sondern die Tabulatortaste. Sie hat den Vorteil gegenüber der Maus, dass sie immer an den Anfang eines Feldes springt, dadurch sind Sie viel schneller.
Besonders das Kennwort ist sehr empfindlich: wenn Sie es mehr als dreimal falsch eingeben, werden Sie aus dem System ausgeschlossen. Nur Ihr Systemverantwortlicher kann Ihren Zugang wieder freischalten. Dies ist eine wirksame Gegenwehr gegen Hacker, denn das System inaktiviert nicht nur Ihr Kennwort, sondern schliesst den Zugang zum System über diesen Pfad definitiv.
Drücken Sie die Eingabetaste. Da alle Tastaturen frei definierbar sind, kann die Eingabetaste die Entertaste oder die Controltaste sein, das muss man ausprobieren und allenfalls die Tasturanpassung nach seinen Wünschen ändern.
Nach Drücken der Eingabetaste erscheint als erstes der persönliche Kalender mit der Wiedervorlageliste des Benutzers. Mit F12 wird das Kalenderprogramm beendet und es erscheint:
- falls Sie berechtigt sind, in mehreren Mandanten zu arbeiten, zuerst ein Zwischenbild, das Ihnen erlaubt, den Mandanten zu wählen, in dem Sie nun arbeiten möchten. Nach einem weiteren Drücken der Eingabetaste sehen Sie dann die Einstellung Ihres Benutzerprofils. Ändern Sie an diesen beiden Zwischenmasken nichts.
- falls Sie nur mit einem Mandanten arbeiten, erscheint dieser Zwischenschritt nicht.
Nach diesen Anmeldeschritetn oder diesem Anmeldeschritt erscheint als erstes Ihr persönlicher Terminkalender mit Ihrer [[Wiedervorlageliste, in der eigene Einträge oder Ihnen von anderen Mitarbeitern zugeteilte Aufgaben eingetragen sind.
Haben Sie die Konsultation Ihrer Termine und Ihrer Aufgaben beendet, gelangen Sie mit der F3 oder der F12 in das eigentliche, auf Sie zugeschnittene Menu.
Die Bedienung des Menus
Grüne Felder sind reiner Text, weisse Felder sind Überschriften und gelbe Felder sind Eingabefelder. Es gibt in diesem Menu vier Eingabefelder:
- Direktaufruf Position-Nr.
- Anzeige Kapitel. .
- Suchtext . . . . .
- Ausw.
Das zweite und dritte Feld erlauben, im Menu zu navigieren, das erste und das letzte Feld erlauben, das gewünschte Programm zu starten.
Um einen Menupunkt zu finden, gibt es zwei Möglichkeiten, im Menu zu navigieren:
- Eingrenzen über Kapitel: wird im Feld "Anzeige Kapitel" die Funktionstaste 4 (ab jetzt F4 genannt), erscheint eine Liste aller Kapitel, die Ihnen zur Verfügung stehen. Wenn Sie mit der Option 1 (nicht Doppelklick mit der Maus) eines der Kapitel auswählen, werden Ihnen nur die Menupunkte dieses Kapitels angezeigt. Durch diese Gruppierung in verwandte Programme wird der Überblick erleichtert.
- Eingrenzen über Suchtext: wird in diesem Feld ein Wortfragment eingegeben und dann Eingabe gedrückt, erscheinen alle Menupunkte, die dieses Wortfragment irgendwo enthalten. Suchen Sie z.B. das Programm zum Erfassen von Debitorenzahlungen, geben sie "debi" oder auch "zahlung" ein (Gross-Kleinschreibung spielt keine Rolle) und es werden alle Menupunkte angezeigt, die diese Zeichenfolge enthalten.
Sie sehen, dass es egal ist, wo das Wortbruchstück im Text vorkommt.
Aufrufen eines Menupunktes
Um ein Programm zu starten, haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Sie tippen im Feld "Direktaufruf Position-Nr." die Nummer des Menupnktes ein, oder
- Sie fahren mit dem Cursor die Kolonne "Ausw." hinunter bis zum gewünschten Programm und wählen es aus, indem Sie es dort mit der Option 1 auswählen.
In beiden Fällen müssen sie anschliessend die Eingabetaste drücken, worauf das Programm startet.
Haben Sie einen Menupunkt aufgerufen, präsentiert sich Ihnen ein Programm meist in Form einer Übersichtsmaske wie folgt:
In diesem Beispiel des Kundenstamms sehen Sie über den Adressen sogenannte Optionen und unter den Adressen Funktionstasten. Die Optionen und Funktionstasten in sämtlichen Programmen folgen dem SAA-Standard.
Wählen Sie einen Kunden z.B. mit der Option 2 auf (d.h. Sie wollen den ausgewählten Kundenstammsatz ändern), erscheint eine Arbeitsmaske, die wie folgt aussehen kann:
Plausibilisierung
Hinter sämtlichen Feldern, die plausibilisiert werden können, steckt eine Tabelle, gegen die plausibilisiert wird und die mit der F4 über ein Pop-Up-Fenster, das sich teilweise über die Maske legt, eingesehen werden resp. aus der entsprechende Einträge ausgewählt werden können. Nehmen wir an, im Feld Kundenart sei die F4 gedrückt worden, dann sieht das Resultat wie folgt aus:
Die Bedienung dieses Pop-Up-Fensters ist einfach: Setzen Sie eine 1 (Auswählen) links des gewünschten Satzes und drücken Sie die Enter-Taste. Das Pop-Up-Fenster verschwindet und der gewählte Code ist in das Feld importiert worden, in dem ursprünglich die F4-Taste gedrückt wurde. Viele Pop-Up-Fenster haben soviel Inhalt, dass das Suchen durch Blättern Zeitverschwendung wäre. In diesen Fenstern gibt es noch ein Feld "Suchbegriff", in das, wie bei den Menus, ein Wortfragment getippt werden kann.
Bedienerhilfen
Es gibt drei Ebenen von Bedienerhilfen:
- Wenn nicht klar ist, welche Arbeit ein Menupunkt auslösen wird, kann man sich eine erweiterte Erklärung anzeigen lassen, indem man den Menupunkt mit der Option 1 markiert und dann nicht die Eingabetaste drückt (die ja das Programm starten würde), sondern die F2.
- Wenn Sie in einer Arbeitsmaske ein Feld antreffen, dessen Beschreibung nicht selbsterklärend ist (wenn ein Feld im Kundenstamm mit "Name" betitelt ist, ist das selbsterkärend, wenn es aber ein Feld gibt, das "Zahlungskondition" heisst und nur zweistellig ist, könnten Fragen aufkommen), dücken Sie die F4. Die F4 bringt Ihnen eine Liste aller Möglichkeiten, die in diesem Feld erlaubt sind. Mit 1=Auswählen importieren Sie dann die gewünschte Möglichkeit in das Feld, in dem Sie die F4 gedrückt hatten.
- Wenn das Programm eine Unregelmässigkeit feststellt, bringt es am unteren Rand eine weisse Fehlermeldung. Wenn aus der Fehlermeldung nicht klar genug hervorgeht, was gemeint ist, klicken Sie mit der Maus zuerst auf die Fehlermeldung und dann ganz oben auf den zweiten Knopf von rechts (mit "Hilfe" angeschrieben). Es erscheint eine Maske mit der Überschrift "Weitere Nachrichteninformationen", in der bei erklärungsbedürftigen Fehlermeldungen ein ausführlicherer Text die Ursache der Meldung umschreibt. Weiter ist in den meisten Feldern ein Link in dieses Handbuch angezeigt, der in das Kapitel führt, das den Sachverhalt beschreibt.
Selbstergänzende Datumsfelder
Weiter sind sämtliche Datumsfelder selbstergänzend. Dies heisst, dass in einem Datumsfeld, wenn es den aktuellen Monat betrifft, nur der Tag eingegeben werden braucht, das System ergänzt nach Drücken der Eingabetaste den Monat und das Jahr. Handelt es sich um ein Datum eines anderen Monats, braucht nur der Tag und der Monat eingegeben zu werden. Konkret sieht dies z.B. in der Maske für die Erfassung von Kreditorenrechnungen wie folgt aus:
KR0003 Erfassen/Kontieren Kreditorenrechnungen 16.08.06
RAN Demo S.A. neu 7:57:09
Unternehmensbereich. . : 99999 Gümligen
------------------------------------------------------------------------------
Lieferant. . . . . . . . 10102000 abächerli a. kleinteil
Rechnung / Gutschrift. . 00001 Faktura
Rechnungs-Datum. . . . . 2 Perioden-Datum
Rechnungs-Betrag . . . . 152,35 Beleg-Nr. Lief
In Währung . . . . . . . EUR zum Kurs . . .
Wird abgebucht von . . .
Interne Belegnummer. . : 0 zum Visum an .
Valuta-Datum . . . . . .
Zahlungskondition. . . . 01 10 Tage netto
1. Skonto-Frist. . . . . 10 %
2. Skonto-Frist. . . . . 10 %
Netto-Frist. . . . . . . 10 X
F3=Verlassen F12=Zurück F13=Wechsel EZ-Referenz
. . .und sobald die Eingabetaste gedrückt wird, dann so:
KR0003 Erfassen/Kontieren Kreditorenrechnungen 16.08.06
RAN Demo S.A. neu 7:57:09
Unternehmensbereich. . : 99999 Gümligen
------------------------------------------------------------------------------
Lieferant. . . . . . . . 10102000 abächerli a. kleinteil
Rechnung / Gutschrift. . 00001 Faktura
Rechnungs-Datum. . . . . 2.08.2006 Perioden-Datum 2.08.2006
Rechnungs-Betrag . . . . 152,35 Beleg-Nr. Lief
In Währung . . . . . . . EUR zum Kurs . . . 1,00000000
Wird abgebucht von . . .
Interne Belegnummer. . : 25456 zum Visum an .
Valuta-Datum . . . . . .
Zahlungskondition. . . . 01 10 Tage netto
1. Skonto-Frist. . . . . 10 % 12.08.2006
2. Skonto-Frist. . . . . 10 % 12.08.2006
Netto-Frist. . . . . . . 10 X 12.08.2006
F3=Verlassen F12=Zurück F13=Wechsel EZ-Referenz
Bitte bestätigen Sie die Anzeige mit der Datenfreigabetaste
Wenn in einem Datumsfeld hingegen die F4 gedrückt wird, wird ein Kalender über die Arbeitsmaske gelegt, der auf den aktuellen Monat und das aktuelle Jahr positioniert ist wie folgt:
AUF001 Leistungsverrechnung 16.08.06
RAN Demo S.A. neu WINKAL Wählen Sie einen Tag au
Besteller . . . . : 1001752 azienda fores => __ Juli . . . . . 2006
Auftragsnummer. . : 220.165 Woche Mo Di Mi Do Fr Sa So
26 1 2
Rechnungsempfänger 1001752 X S War 27 3 4 5 6 7 8 9
Azienda Forestale Patriziata 28 10 11 12 13 14 15 16
di Contone OVD 29 17 18 19 20 21 22 23
6594 Contone 30 24 25 26 27 28 29 30
Zäh 31 31
630 F17=Rückwärts F18=Vorwärts
Kom F12=Zurück
Bestellung . . . . . 01 Bestellung per Fax oder Brief am 13.07.2006
Bestell-Nummer . . . 125625 Wunschtermin Kunde 13.07.2006
Währung. . . . . . . CHF Kurs 1,00000000 Unser Liefertermin 13.07.2006
Ihre Referenz. . . . Herr R. Meierbeer abholbereit um . . Uhr
Unsere Referenz. . . 01 Hanspeter Tüscher
Versandart . . . . . 01 per Camion und Tour. .
Incoterm . . . . . . 01 ab Lager
Zahlungskondition. . 02 30 Tage netto
Verfalldatum . . . .
F3=Verlassen F8=Instr. F11=Termin-Änderung F13=Kunden-Info F16=Löschen
Mit den Befehlstasten F17 und F18 kann im Kalender navigiert werden, ist das gewünschte Darum gefunden, wird nur der Tag in das einzige Eingabefeld (rechts vom =>) getippt, nach Drücken der Eingabetaste verschwindet der überlagernde Kalender und das gesamte Datum wird in das Feld, in dem die F4 gedrückt wurde, importiert.
Parametersteuerung
Viele Programme werden über Parameter gesteuert. Parameter erlauben, das Verhalten des Programms zu beeinflussen. Üblicherweise besteht eine Parameterdatei, die vom Systemverantwortlichen, meist bei der Ersteinrichtung, einmal eingestellt wird, nachdem eine Analyse der Anforderungen vorgenommen wurde.
In ASP-XTend befindet sich in jedem Programm eine versteckte Funktionstaste, die F20, die nur dem Systemverantwortlichen (und nur ihm, nicht den einzelnen Benutzern) sichtbar wird. Diese F20 zeigt alle Parameter des jeweiligen Programms an und erlaubt, sie anzupassen. Dies hat den Vorteil, dass die Parameter nicht abstrakt in einer Parameterdatei gesetzt werden müssen, oftmals mit Zweifeln, ob die jeweilige Parametersetzung auch das gewünschte Resultat bringt, sondern im Kontext des Programms, wo sofort die Auswirkung der einen oder anderen Einstellung des Parameters sichtbar wird.
Echtzeitverarbeitung
In ASP-XTend gibt es so etwas wie Tagesabschlüsse, Monatsendverarbeitung usw. nicht, denn die Daten werden in Echtzeit verarbeitet. Wenn der Benutzer die Eingabetaste drückt, werden alle Daten überall in den Zieldateien definitiv nachgeführt. Als Beispiel diene: es werden in der Debitorenbuchhaltung die Kundenzahlungen, die von der Bank gemeldet wurden, erfasst. Nach Beendigung der Arbeit kann sofort im Hauptbuch der Saldo des Bankkontos mit dem auf der Zahlungsmeldung aufgeführten Saldo verglichen werden und wenn er übereinstimmt, ist sicher, dass kein Tippfehler passiert ist.
Es gibt eine einzige Ausnahme von dieser Regel: die Doubletteneliminierung. Da neben dem "Löschen" der Doublette auch in sämtlichen Dateien die entsprechende Doublettennummer korrigiert werden muss, würde das den Echtzeitbetrieb ziemlich belasten. Da dieser Vorgang jedoch nicht zeitkritisch ist, ist er als Batchlauf in den Nachtbetrieb gelegt worden.
Tabellensteuerung
Jede Eingabe in irgendeinem Feld wird gegen andere Dateien oder Definitionstabellen (den Karteikasten) geprüft. Es kann kein Code eingegeben werden, der nicht vorher vom Systemverantwortlichen definiert wurde. Dies ist ein wesentlicher Beitrag zur Datenkonsistenz.
Löschungen
Wenn in ASP-XTend davon gesprochen wird, dass ein Datensatz gelöscht wird, ist dies nur in übertragenem Sinne zu verstehen. Effektiv werden die Datensätze nur mit einem Löschcode versehen, der dafür sorgt, dass die Daten im Dialog mit dem Benutzer nicht mehr sichtbar sind. Für Analyse-, Statistiken oder auch das Archivsystem stehen sie aber nach wie vor zur Verfügung, sodass in Statistiken vergangener Zeiten keine leeren Zeilen auftauchen.
Ein irrtümlich gelöschter Datensatz kann zudem wieder "aktiviert" werden, indem der Löschcode entfernt wird. In den meisten Programmen steht dafür die F22 zur Verfügung.
Es gibt wenige Ausnahmen von dieser Regel, denn dort, wo die Löschung keinen Einfluss auf zukünftige Verarbeitungen haben kann, werden die Daten echt gelöscht.
Zur Nachverfolgung aller Aktivitäten und Einhaltung von Richtlinien wie SOX, BASEL II etc. wird in ASP-XTend jede Datei zwangsweise journalisiert. Das bedeutet, dass jede Aktivität (Neuerfassung, Änderung, Löschung, wer, wann und welche Uhrzeit auf die Sekunde genau) in einer Journaldatei aufgezeichnet wird und jederzeit nachverfolgt werden kann. Die Journaldatei ist Bestandteil des Betriebssystems der IBM AS/400 und niemandem für Änderungen zugänglich. Sie ist also absolut manipulationssicher und wird für forensische Zwecke anerkannt.
Wie geht es weiter?
Sie möchten jetzt endlich anfangen arbeiten? Glückwunsch. Wenn wir Ihnen Ihre Daten aus einem Vorgängersystem übernehmen konnten, dann können Sie sofort anfangen.
Ansonsten müssen Sie sich zuerst Ihre Stammdaten, z.B. Kunden und Lieferanten, Artikel und/oder Leistungen usw. einspeichern. Am besten folgen Sie dieser Checkliste.
