Auftragsbearbeitung
aus ASP-XTend, der freien Wissensdatenbank
| Inhaltsverzeichnis |
Einleitung
Die Auftragserfassung erzeugt diejenigen Belege, die zur Herstellung, Bestätigung, Auslieferung und Verrechnung von Waren benötigt werden. Dabei ist mittels der Auftragsarten frei definierbar, welche Belege für welchen Zweck erzeugt werden sollen. Ebenfalls ist steuerbar, diesmal über den Kundenstamm, ob ein Kunde Einzel- oder Sammelrechnungen erhalten soll.
Die Erfassung eines Angebots oder einer Kundenbestellung
Es gibt einen Weg zur Angebotserfassung:
- Anwahl des Menupunktes "Arbeiten mit Angeboten"
Die Maskenfolge ist die gleiche wie die der Auftragserfassung, darum kann nun der Beschreibung der Auftragserfassung gefolgt werden.
Es gibt zwei Wege zur Erfassung einer Kundenbestellung (Auftragserfassung):
- Anwahl des Menupunktes "Arbeiten mit Kundenaufträgen"
- Option 8 im Kundenstamm
Beide Varianten bringen die Übersichtsmaske über bestehende, noch nicht fakturierte Aufträge "WRKAUF". Die erste Variante bringt die Aufträge aller Kunden, die zweite nur die Aufträge des ausgewählten Kunden, falls er welche offen hat.
Durch die Möglichkeit, den Angebots- oder den Auftragserfassungsprozess frei zu definieren, ist die Einrichtung einer Vielzahl von Vorgehensweisen möglich. Beispielhaft werden nun zwei Prozessdefinitionen beschrieben, zuerst eine eher traditionelle Art der Auftragserfassung, im Anschluss daran ein Prozess, der eher für den Telefonverkauf (eine Art "Schnellerfassung") geeignet ist.
Alle Auftragsarten können koexistieren und haben ihren Ausgangspunkt von der gleichen Übersichtsmaske, sodass der Benutzer jeweils fallbezogen die bestgeeignete Auftragsart wählen kann.
Die traditionelle Erfassung
1. Schritt bei der Erfassung:
Es muss der Kunde und die Auftragsart bestimmt werden. Es sind die zwei einzigen Eingabefelder dieser Maske, beide sind F4-unterstützt, d.h. die F4 im Feld Kunde bringt den Kundenstamm, in dem der gewünschte Kunde gesucht und ausgewählt werden kann. Entsprechend bringt die F4 alle Auftragsarten,die zur Verfügung stehen, aus denen eine ausgewählt wird. Selbstverständlich können auch Direkteingaben erfolgt, wenn die entsprechenden Angaben bekannt sind.
Die Felder ab Kreditlimite werden vom System zur Information des Benutzers gefüllt. Ist die Kreditlimite überschritten, blinkt zusätzlich eine Warnmeldung.
- Kreditlimite - es wird der Wert angezeigt, der im Kundenstamm im Feld "Kreditlimit Konsumgüter" eingetragen ist.
- Total Ausstand - es wird die Summe aus offenen Rechnungen plus erfasste, aber noch nicht verrechnete Aufträge angezeigt.
- Debitorenausstand - hier wird ersichtlich, wie die obige Summe zustande kommt, dies ist der anteil der offenen Rechnungen.
- Offener Auftragswert - hier wird ersichtlich, wie die obige Summe zustande kommt, dies ist der Anteil der noch nciht verrechneten Aufträge.
- Anzahl offene Rechnungen - dient als weitere Information über die Kundensituation
- älteste offene Rechnung - dient als weitere Information über die Kundensituation
Wenn diese Informationen als kritisch beurteilt werden, bringt die F13 weitere Informationen, unter anderem wird von hiefr direkt in die Debitorenbuchhaltung verzweigt und das Debitorenkonto angezeigt.
- F2=Hilfe - die F2 auf einem der Eingabefelder bringt einen Hilfetext erster Stufe, vom dem ein Mausklick bei Bedarf weiter in dieses Handbuch führt.
- F3=Ende - beendet die Eingabe, es wurde kein Auftrag angelegt.
- F6=Einmalkunde - handelt es sich um einen Auftrag eines Kunden, der nicht in den Kundenstamm gespeichert werden soll, wird er hier temporär angelegt und im System behalten, bis die Rechnung beglichen ist.
- F8=Notiz anzeigen - ist bei diesem Kunden eine Notiz hinterlegt, blinkt in der obigen Maske eine Meldung "Achtung, Notiz vorhanden". Mit der F8 kann diese Notiz abgerufen werden.
- F12=Zurück - hat hier die gleiche Wirkung wie die F3
Die Eingabetaste bringt die Folgemaske AUF001, in der gewisse Grunddaten erfasst werden.
2. Schritt:
Anschliessend müssen Artikel und/oder Leistungen erfasst werden können. Dabei können Masken mit reduzierter Funktionalität, die dafür schnell ausgefüllt werden können, oder Masken für hohe Informations- und Steuerungsbedürfnisse eingesetzt werden. Wenn in diesen letzteren Masken das Minimum ausgefüllt wird, sind sie fast gleich schnell wie die Masken mit reduzierter Funktionalität, bieten hingegen eine Viefalt von speziellen Möglichkeiten wie z.B. Einfügen von internen Instruktionen, die Bestimmung von bestimmten Chargen oder Seriennummern usw.
Zusätzlich sind die Masken je nach Branche mit unterschiedlichen Branchenspezifika ausgeprägt. Ob dies Masken für die
- Erfassung oder sogar Kalkulation im Stahlhandel, Metallbau usw.
- für den Verkauf von Farben mit Gefahrengutsätzen,
- Ersatzteilen mit Kontrolle, ob das Ersatzteil für die Zielmaschine passt,
- Investitionsgüter mit Konfigurationen, wie Bau- und Landmaschinen,
- Vermietung von Investitionsgütern, auch mit wechselnden Konfigurationen
- Lebensmitteln oder Kleidungsstücken/Schuhen,
- Industriebedarf oder stücklistenorientierte Endprodukte,
- Verkäufe oder Käufe im Rahmen von Kontrakten (Abschlüssen)
- Garantieaufträge oder Anforderungen an eine verlängerte Werkbank sind . . .
. . . in ASP-XTend werden durch Prozessmodellierung oder auch durch Einfügen neuer Funktionen im Functions-Repository individuelle Lösungen aus Standardbausteinen erstellt.
Neben diesen beiden Hauptmasken können beliebige weitere Masken in den Auftragserfassungsprozess eingefügt werden, hauptsächlich Masken, um beliebige Textbausteine in die Dokumente einzufügen. So stehen Masken für Kopf- und Schlusstexte zur Verfügung, es können vor und nach jedem Artikel Zusatzbeschreibungen mitgegegen werden, es können die Artikeltexte für einen bestimmten Artikel verändert werden, z.B. für Spezialmasse, es können Artikel fakturiert werden, die es im Artikelstamm gar nicht gibt, es lassen sich auf den Rüstscheinen Instruktionen für ds Lagerpersonal einfügen, die auf den Kundendokumenten nicht erscheinen usw.
Neben solchen rein textbasierten Masken können aber auch je nach Bedarf Masken zugefügt werden, die logische Funktionen ausführen, wie z.B. Vertreterprovisionierung oder Provisionierung von Drittfirmen, Kontrolle, ob ein bestimmtes vom Kunden bestelltes Ersatzteil auch auf die Kundenmaschine passt oder ob es inzwischen durch Engineering Changes durch andere ersetzt wurde, Inventarverwaltung von Kunden mit entsprechenden Bestellvorschlägen, Objektverwaltung mit Auskunft, welche Geräte in welchem Objekt installiert sind, Berechnung von Biege- und Materialkosten, Aufrufen von Stücklisten zur Onlinekonfiguration usw. eingesetzt werden. Den Möglichkeiten, solche Masken zu einem genau auf das Bedürfnis abgestimmten Ablauf zusammenzusetzen, sind keine Grenzen gesetzt.
Trotzdem besteht der Einstieg in die Angebots- und Auftragserfassung aus nur fünf Übersichtsmasken, um von dort in die verschiedenen Gebiete zu verzweigen:
- Erfassung von Angeboten an Kunden oder Lieferanten
- Erfassung von Rechnungen und Gutschriften an Kunden
- Erfassung von internen Aufträgen zur Verrechnung innerbetrieblicher Leistungen oder auch nur zu Rentabilitätskontrolle der verrechneten Stunden.
- Erfassung von Sollstellungen - Aufträge, die periodisch und automatisch verrechnet werden sollen (Mieten, Leasingraten usw.)
- Retten abgebrochener Aufträge
Die ersten zwei Übersichtsmasken erlauben folgende Arbeiten:
- Angebotswesen - auch mit eingebetteter Kalkulation
- Auftragserfassung - für Konsum-, Investitionsgüter und Kontrakte
- Kundendienst - schwergewichtig im Investitionsgüterhandel, auch mit Wartungsverträgen
- Auftragsannahme und Reparaturwerkstatt - Wie erfasse ich einen Auftrag mit Werkstattpapieren
- Auftragsvor- und nachkalkulation - Wie überwache ich die Rentabilität eines Auftrags?
Nachdem Angebote, Aufträge, Kontrakte, Sollstellungen usw. erfasst sind, müssen sie entweder gedruckt oder dem Geschäftspartner elektronisch übermittelt werden. Es bestehen drei Möglichkeiten, diese Arbeiten auszulösen:
- automatischer Sofortdruck unmittelbar nach Erfassung des Auftrags ohne Zutun des Benutzers
- Einzelabruf jeder einzelnen Dokument- resp. Formularart
- Sammelabruf der einzelnen Dokument- resp. Formulararten
Die drei Möglichkeiten durchlaufen alle folgende Schritte:
- Aufruf des Programms, in das der Benutzer die Auftragsnummern derjenigen Aufträge eingibt, die bearbeitet werden sollen. Beim automatischen Sofortdruck und dem Einzelabruf entfällt dieser Dialog, da ja bei diesen beiden Arbeiten dem System die Auftragsnummer bekannt ist.
- Aufruf des Programms, das die zu verarbeitenden Daten aus den Auftragsdateien ausliest.
- Prüfen, ob die Daten dem Geschäftspartner elektronisch übermittelt werden sollen.
- wenn ja, im Datensatz den Namen des Programms, das die Daten in das Format des Geschäftspartners umsetzt, suchen und aufrufen, d.h. die Daten werden gesendet.
- Prüfen, ob Versandetiketten gedrukct werden sollen.
- Wenn ja, in der Datei der kundenspezifischen Programme den Namen des Programms suchen, das die Etiketten drucken soll und aufrufen dieses Programms.
- Drucken des Dokuments, sei es nun Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung usw.
- Prüfen, ob Rechnungskopien für den Aussendienst gedruckt werden sollen.
- Wenn ja, in der Datei der kundenspezifischen Programme den Namen des Programms suchen, das die Kopien drucken soll und aufrufen dieses Programms. Dieses Programm ist meist so gestaltet, dass die Rechnungen in komprimierter Form erstellt werden.
- Prüfen, ob Einzahlungs-Dokumente (wie z.B. in der Schweiz das VESR-Formular) der Rechnung beigelegt werden sollen.
- Wenn ja, in der Datei der kundenspezifischen Programme den Namen des Programms suchen, das diese Einzahlungs-Dokumente drucken soll und Aufruf dieses Programms.
Die Prüfungen, ob gewisse Dokumente gedruckt werden sollen, erfolgen in der Karteikarte 350. Die Prüfung, ob die Daten elektronisch übermittelt werden sollen, erfolgen durch Konsultation des Stammdatensatzes des jeweiligen Geschäftspartners.
Die Schnell-Erfassung
Zur besseren Veranschaulichung wird hier ein Beispiel einer Schnellerfassung für die telefonische Kundenbestellentgegennahme beschrieben. Hier meldet sich der Sachbearbeiter des Kunden normalerweise mit seinem Namen, also wird man nicht eine traditionenelle Kundensuchmaske, sondern eine Maske der Kontaktpersonen einbinden.
Ausserdem fängt der Kunde sofort mit den Artikeln, die er bestellen will, an und gibt Daten wie Bestellnummer usw. meist als Nebensatz am Ende seiner Bestellung an.
Als erstes wird man also z.B. folgende Maske einbinden:
AUF00A Auftragserfassung 24.10.09
RAN demo ag 14:11:55
Niederlassung. . . . . . . . . 99999 Hamburg
Lager. . . . . . . . . . . . . HAUPT Lager Marienquai
Abteilung. . . . . . . . . . . VERW Administration
Kunde. . . . . . . :
Auftragsart. . . . . . . . . .
Tour . . . . . . . . . . . . .
Lieferdatum. . . . . . . . . .
Kreditlimite . . . . . . . . :
Total Ausstand . . . . . . . :
Debitoren-Ausstand . . . . . :
Offener Auftragswert . . . . :
Anzahl offene Rechnungen . . :
älteste offene Rechnung vom. :
F2=Hilfe F3=Ende F6=Einmalkunde F8=Notiz anzeigen F12=Zurück F13=Kundeninfo
. . und als Kundensuchmaske die folgende Maske, die wie gesagt, nciht die Kudnen, sondern die Kontaktpersonen zeigt:
WINKON Suchen Kontaktpersonen 24.10.09
RAN dem ag 14:13:44
Suchbegriff . . . . . . .
Auswahl eingeben und Eingabe drücken
1=Auswählen
Opt Kontaktperson Kunde Ort
Frau Bindl Martin Bindl Grimoldsried
Herr Blehle BRK Clemens-Kessler-Haus Marktoberdorf
Frau Gross Helga Gross Prem
Herr Heidenreich Heim für blinde Frauen München
Frau Horn Paul Horn Ebenhofen
Frau Rauh Frischemarkt Hummel Rosshaupten
Frau Kraus Peter Kraus Leuterschach
Frau Dopfer Rosemarie Landerer Seeg
Fr.Hahn Markus Schmidt Leeder
Frau Geiger Michel's Dorfladen Stockheim
Frau Rehle Karl u.Josefine Rehle Wald
Frau Schmidt Georg Schmid Stetten
Frau Schmid Anna-Maria Schmid Siebnach +
F3=Beenden F12=Zurück F20=Parameter
Als Auftragsart wählt der Benutzer SNE, die anschliessend den entpsrechenden Prozess aufruft.
Wie der Prozessbeschreibung entnommen werden kann, folgt dieser Kundenidentifikationsmaske unmittelbar die Maske zur Artikel- und/oder Leistungserfassung, deren Bedienung oben schon beschrieben wurde. Wie schon erwähnt kann es sich dabei um die unterschiedlichsten branchentypischen Masekn handeln.
Detailbeschreibung
Diese Detailbeschreibung hat zwei Ziele:
- wenn bei einer bestimmten Maske die Bedeutung eines Feldes nicht klar ist, kann mit dem Maskennamen (der immer links oben angezeigt wird) ihre Beschreibung resp. Bedeutung gefunden werden. Geben Sie einfach im Feld "suche" hier links den Maskennamen ein.
- wenn ein neues Bedürfnis auftritt, kann durch Überprüfung der anderen Masken abgeschätzt werden, ob bereits eine Komponente dafür zur Verfügung steht.
Hier folgt nun die detaillierte Beschreibung jeder einzelnen Maske.
Ein übergreifendes Thema ist auch die Auslösung des Drucks der verschiedenen Dokumente, die im Angebots- und Kundenbestellwesen generiert werden.
Der Vollständigkeit halber folgt nun die Bechreibung des Steuerungsmechanismus. Um mit der Auftragserfassung zu arbeiten ist seine Kenntnis nicht notwenig. Für den Systemverantwortlichen hingegen kann es nützlich sein, bei neu auftauchenden Bedürfnissen entsprechende Einrichtarbeiten selbst vornehmen zu können. Darum folgt hier eine Beschreibung der Reihenfolge der Schritte bei der erstmaligen Einstellung der Umgebung.
Schlussbemerkung
Die Angebotserstellung, die Auftragserfassung und Fakturierung sind nicht der komplexeste, aber der weitaus umfangreichste Teil der Anwendung. Dass die Auftragsbearbeitung so umfangreich ist, rührt daher, dass die Architektur von ASP-XTend erlaubt, die Anwendung an die unterschiedlichsten Branchen mit ihren spezifischen Anforderungen und auch an die Bedürfnisse einzelner Anwender innerhalb einer Branche anzupassen. Es bestehen zu diesem Zweck eine grosse Menge an vorgefertigten Komponenten. Durch Verlinken von geeigneten Programmkomponenten aus dieser grossen Auswahl von branchenspezifischen Funktionen entstehen schlanke Anwendungen.
Es rührt aber auch daher, dass hier nicht nur Angebote, Kalkulationen für Angebote, Gutschriften, Rechnungen, Mietrechnungen, Sollstellungen für periodisch wiederkehrende Verrechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Picking Slips, Rüstzettel, Kontrakte, um nur einige Dokumente zu nennen, erstellt werden können, sondern auch die Lagerbewirtschaftung, das Beschaffungswesen, das Finanzwesen, das Abschlusswesen, auch Kontraktwesen genannt, um auch hier nur einige zu nennen, schnittstellenlos damit verbunden sind.
Es ist daher sehr schwierig, einen schnellen Überblick zu geben. Die schiere Vielzahl der zur Verfügung stehenden Komponenten ist für den Leser sicher verwirrend. Aber keine Bedenken, in diesem Bereich werden Sie nicht alleingelassen. Er wird von uns nach einer Erhebung Ihrer speziellen Bedürfnisse für Sie eingerichtet, inklusive der Personalisierung der Dokumente, d.h. der Gestaltung Ihrer Formulare für Lieferscheine, Rechnungen usw. Eine Vielzahl bereits vorhandener Branchenmodelle erleichtert uns dabei die Arbeit. Sie werden sofort nach der Einführung beginnen können, produktiv zu arbeiten.
