Aufgabenliste
aus ASP-XTend, der freien Wissensdatenbank
Einleitung
Jeder Benutzer hat automatisch eine Wiedervorlagefunktion. Sie wird mit der F10 aus dem Kalender aufgerufen.
- Man kann sich selbst Aufgaben in die Wiedervorlage eintragen mit Fertigstellungsdatum und Fertigstellungszeit.
- Man kann jemand anderem eine Aufgabe in dessen Wiedervorlage eintragen. Dadurch wir die Wiedervorlage auch zu einem Delegationssystem.
- Man kann eine Aufgabe in der eigenen Wiedervorlage in die Wiedervorlage eines andern Mitarbeiters verschieben.
- Man kann eine Aufgabe als erledigt kennzeichnen. Falls Prozesskostenrechnung aktiviert ist, können noch die benötigen Zeiten und Ressourcen eingegeben werden.
- Man kann den Status aller an andere Mitarbeiter delegierten Aufgaben überprüfen.
- Es gibt eine Archivfunktion, in der alle erledigten Aufgaben konsultiert werden können.
Detailbeschreibung
Die Aufgabenliste wird pro Benutzer geführt. Alle Anwendungen, (z.B. Angebote an Kunden, Bestellungen an Lieferanten, Besuchrapport, Gesprächsnotiz usw) in denen ein oder auch mehrere Termine in der Zukunft verbunden mit einem Mitarbeiter erfasst werden kann, schreiben auch einen oder mehrere Sätze in die Aufgabenliste (Beispiel Lieferantenbestellung mit Terminraster: Fälligkeitsdatum für Auftragsbestätigung, für Gut zum Druck, für Probestücke, für Ende interne Prüfung, für Abruf etc).
Die Aufgabenliste wird mit der F7 im Terminkalender aufgerufen. Sie sieht wie folgt aus:
WRKTER Aufgabenliste von RAN 7.09.08
RAN demo ag 9:53:23
Positionieren auf . . . .
Auswahl eingeben und Eingabe drücken
2=bearbeiten 5=Anzeigen Termin 6=Weiterleiten 7=Besuchsrapport
8=Fertigmelden 9=Einzelheiten
Opt zu erledigen bis Aufgabe Herkunft-- Notiz?
24.06.2008 18.00 Gut zum Druck C-Papier prüfen RAN
F3=Abbrechen F6=Neu erstellen F7=Erledigte Termine F12=Zurück
F20=Parameter
Die Einträge der Aufgabenliste stammen aus verschiedenen Quellen:
- Manueller Eintrag mittels der F6 in dieser Maske
- Besuchsrapport
- Gesprächsnotiz
- Terminraster
- Angebote - Bei der Angebotserfassung wird über den Parameter "OFFERT-GUELTIG" das Verfalldatum errechnet und angezeigt. Dieses Verfalldatum wird als Prozess OFFERTKONT in die Aufgabenliste desjenigen Benutzers geschrieben, der das Angebot erfasst hat.
Optionen
- Option 2: - Bearbeiten eines Termins (Konsultieren, Termin ändern usw.)
- Option 5: - Termin konsultieren, Änderung nicht möglich
- Option 6: - Termin einem anderen Mitarbeiter weiterleiten
- Option 7: - nach dem Besuch Besuchsrapport erfassen, meist mit neuem Termin. Termin verschwindet aus der Anzeige, bleibt jedoch erhalten.
- Option 8: - Termin fertigmelden. Wenn es ein Termin aus einer Aufgabendelegation eines anderen Mitarbeiters war, erhält er eine Meldung, dass die delegierte Aufgabe erledigt ist. In beiden Fällen verschwindet der Termin aus der Anzeige, bleibt jedoch erhalten.
- Option 9: - Hat die gleiche Wirkung wie die F8 bei den einzelnen Aufgaben, nämlich anzeigen der bei der Aufgabe hinterlegten Zusatzinformation.
Funktionstasten
F3: Das Programm wird beendet F6: ein neuer Termin wird direkt im Terminkalender eingetragen. F7: Erledigte Termine werden angezeigt und können dann in allen Einzelheitn konsultiert werden. F12: Das Programm geht einen Schritt zurück (hier: wird beendet)
Die F6 bringt folgende Arbeitsmaske:
VW0660 ACD-Wiedervorlage-System 22.11.06
RAN Einen Auftrag erteilen 14:34:10
Auftrag-Geber . . . . . . . : AGA anton gargeis
Auftrags-Empfänger. . . . . . AGA
In Mandant. . . . . . . . . . 000000001 Demo - Mandant
Kurz-Text der Aufgabe . . . .
Ausführliche Beschreibung . . N (J/N)
Termin, wann zu erledigen . .
Zeit, wann zu erledigen . . .
F2=Hilfe F3=Verlassen F12=Zurück
Auftrags-Empfänger: - Sie können sich mit F4 alle Systembenutzer anzeigen lassen. Wählen Sie einen davon aus. Wenn Sie einen eigenen Termin eintragen möchen, wählen Sie sich selbst aus.
In Mandant: - ist Ihre Firma in einen Konzern mit mehreren Mandanten eingebunden, kann der Auftrags-Empfänger bei einem anderen Mandanten beschäftigt sein. Geben Sie in diesem Falle den Mandant an.
Kurz-Text der Aufgabe: - Oft reicht der Kurztext, dann lassen Sie N stehen. Wechslen Sie auf J, wenn sie die Aufgabe näher umschreiben müssen. Sie erhalten dann eine Zwischenmaske mit genügend Platz, um die Aufgabe umfassend zu beschreiben.
Termin, wann zu erledigen: - tragen Sie hier den Termin ein. Das Feld ist selbstergänzend.
Zeit, wann zu erledigen: - Uhrzeit des Termins im Format Stunde/Minuten
Sobald Sie Eingabe gedrückt haben, steht der erfasste Termin in Ihrem oder dem Terminkalender des angegeben Mitarbeiters.
Die Aufgabenliste erfüllt noch eine weitere Funktion: sie ist ein internes Delegationssystem unter Mitarbeitern, d.h. ein Mitarbeiter kann einem anderen eine Aufgabe delegieren mit Angabe des Endtermins. Der delegierende Mitarbeiter hat volle Kontrolle darüber, ob die Aufgabe noch offen ist oder als erledigt gemeldet wurde.
In dieser Aufgabenliste sammeln sich also alle Termine, die Sie oder jemand anders für Sie in den verschiedensten Anwendungen des Systems erfasst.
